Därför behöver VVS-företag ett specialiserat faktureringsprogram
Känner du igen dig? Du kommer hem efter ett VVS-jobb och bordet är fullt med kvitton från Ahlsell. Tidrapporter som ser ut som de gått genom tvättmaskinen. Och du försöker desperat minnas vad fan ni egentligen gjorde på dag två. Det här är verkligheten för typ 90% av alla rörmokare jag träffat. Problemet är att fakturering för VVS inte är som att fakturera städtjänster eller konsulttid. Här har vi material från tre olika grossister, ROT-avdrag som ska stämma till öret, och extraarbeten som kunden godkände via ett suddigt SMS.
Låt oss ta ett konkret exempel. Ett helt vanligt badrumsrenovering. Montören börjar kvart i åtta på morgonen och svänger förbi Ahlsell. Plockar rör, kopplingar, en reservkran (man vet ju aldrig). Lunch. Telefonen ringer. Kunden: "Ni som ändå är här, kan ni inte fixa diskbänkskranen också? Den droppat i tre månader." Självklart kan vi det! Fem på eftermiddan – jobbet är klart. Sen kommer helvetet. Allt det där ska bli EN faktura. Som är korrekt. Där material och arbete är separerat. Där ROT-avdraget stämmer exakt. Och som helst ska vara hos kunden... ja, typ nu.
Här är siffrorna ingen snackar om: en genomsnittlig VVS-montör lägger MINST fem timmar varje jävla vecka på administration. Räkna själv – det är 20 timmar i månaden. En hel arbetsvecka bortkasta på pappersarbete! Vad händer med rätt system på plats? Du kommer ner till under en timme. Totalt. Per månad. Resten av tiden? Debiterbara timmar. Nöjda kunder. Och ingen behöver ringa dig efter tre veckor och undra varför fakturan fortfarande inte kommit.
Viktiga funktioner för VVS-fakturering
- Automatisk ROT-avdragsberäkning – Systemet räknar ut 30% eller 50% avdrag baserat på period och arbetstyp
- Materialkostnadsuppdelning – Tydlig separation mellan arbetskostnad och material för korrekt avdragsberäkning
- Grossist-integration (EDI) – Material från Ahlsell, Dahl, Würth och andra läggs automatiskt in på rätt arbetsorder
- Mobil fakturering från arbetsplatsen – Skapa och skicka fakturor direkt från badrummet eller pannrummet
- Tidrapportering kopplad till arbetsorder – Montörernas arbetade timmar flödar direkt in på fakturan
ROT-avdrag för VVS-arbeten – så här fungerar det i praktiken
ROT-avdrag är ofta dealbreakern. Kunden säger ja eller nej baserat på hur mycket de får tillbaka. Men problem uppstår när Skatteverket blir inblandade. De är extremt petiga – ett litet misstag på fakturan och BOOM, inget avdrag. Och gissa vem kunden ringer när det smäller? Inte Skatteverket. Inte sin revisor. Nej, de ringer DIG och är förbannat sura.
Vad får man egentligen avdrag på inom VVS? Installera nya rör? Japp. Byta radiatorer? Absolut. Fixa vattenledningar, avloppssystem, ventilation, värmepumpar? Allt funkar. Till och med vanligt jävla underhåll och reparationer går bra. Men sen kommer undantagen (såklart): Nyinstallationer i helt nya hus? Nix. Driftskostnader för systemet? Nej tack. Bara material utan en enda arbetad timme? Glöm det.
Material vs. arbetskostnad – kritisk uppdelning
Klassiska misstaget ser ut så här: Rörmokare får ett badrum värt 100 000 kronor. Sitter och räknar: "Perfekt, 50% ROT-avdrag = kunden får 50 000 kr tillbaka!" Presenterar offerten. Kunden blir superglad. Sedan – katastrofen. Av de 100 000 är 40 000 kronor MATERIAL (rör, kopplingar, kranar, hela köret). Avdrag får du ENDAST på arbetstimmar. Noll, nada, nothing på materiale. 60 000 kr arbete × 50% = 30 000 kr tillbaka. Inte 50 000. Kunden? Rasande. "Du sa ju 50 000!" Tja, nu står du där.
Ett vettigt system gör matten åt dig automatiskt. Montören handlar material? Märks som "material". Han jobbar? Loggas som "arbete" baserat på er timtaxa. Fakturan poppar upp: material i ena kolumnen, arbete i andra. ROT-procenten appliceras BARA där den ska. Inga fler pinsamma telefonsamtal. Inga fler "men du lovade ju...". Bara raka puckar från början.
Exempel: Badrumsrenovering med ROT-avdrag
Skatteverket krediterar kunden 17 000 kr direkt på skatten. Du som VVS-företag får hela 52 500 kr.
Mobil fakturering – skapa fakturor direkt från arbetsplatsen
Vill du veta det smidigaste jag sett? En VVS-montör fixar ett akutjobb, plockar fram mobilen medan han fortfarande står i badrummet och skickar iväg fakturan. Kunden får den på mailen innan montören ens har packat ihop verktygen. Förut? Då kom han hem klockan sex, åt middag, kollade på Melodifestivalen och tänkte "jaha, fakturan... den gör jag nästa vecka". Och nästa vecka blev två veckor. Och två veckor blev "fan, när var det här jobbet?"
Så här går det till idag: Akut vattenläcka klockan 08:00. Montören trycker "starta arbetsorder" i appen, tar ett snabbt foto på eländet. Kör till Ahlsell, handlar material (det kommer automatiskt in i systemet via EDI). Fixar läckan. Klockan 14:30 tar han en bild på det fina resultatet, trycker "avsluta", lägger till extra arbetet kunden ville ha och trycker "skapa faktura".
Kunden signerar direkt i appen med fingret. Fakturan mailas automatiskt. Och här är det sjuka: pengarna är inne på kontot efter 5-7 dagar istället för 30-45 dagar. Det är skillnaden mellan att kunna betala lön i tid och att ligga vaken och oroa sig över kassaflödet.
Integration med VVS-grossister – EDI-kopplingen som sparar timmar
EDI – låter som något från NASA, eller hur? Men det är faktiskt ganska enkelt. Tänk dig: din montör handlar på Ahlsell. Drar företagskortet. Och PANG – allt material dyker upp automatiskt på rätt arbetsorder i systemet. Ingen sitter och skriver av kvitton. Ingen glömmer bort den där extrakopplingen för 47 kronor. Allt bara... finns där.
Typ alla vettiga system pratar med de stora grabbarna: Ahlsell, Dahl, Würth, Beijer – ni vet, alla ställen där ni ändå handlar. Så fort montören betalar skickas en liten elektronisk fil till ert system. Den säger "hej, här är material från Ahlsell, klockan 09:23, köpt av Stefan, projekt badrum på Gullgatan". Systemet tänker "aha, Stefan jobbar ju på Gullgatan-projektet just nu" och lägger dit allt automatiskt.
Så fungerar EDI-integrationen steg för steg
- 1Montören köper material på Ahlsell
Använder företagets kundkort och anger eventuellt arbetsordernummer i kassan
- 2Grossisten skickar EDI-fil till ert system
Vanligtvis inom några minuter till ett par timmar efter köpet
- 3Systemet matchar automatiskt mot arbetsorder
Baserat på montör, datum och eventuellt angivet projektnummer
- 4Material syns direkt på arbetsordern
Med korrekt artikelnamn, pris och märkt som "material" för ROT-beräkning
- 5Faktura skapas med all data
Ingen manuell inmatning behövs – allt är redan på plats
Tidrapportering för VVS-montörer – få koll på lönsamheten
Utan exakt tidrapportering vet du inte om dina VVS-jobb är lönsamma. Ett professionellt faktureringsprogram inkluderar alltid tidrapportering som är direkt kopplad till arbetsorder och fakturering. Din montör ska kunna starta och stoppa tid med ett knapptryck – inte fylla i Excel-ark i slutet av veckan.
Moderna system använder GPS-stämpling för att automatiskt registrera när montören anländer till och lämnar en arbetsplats. Detta ger dig exakta data om restid, arbetstid och effektivitet. Du ser omedelbart om ett jobb tog 4 timmar eller 6 timmar, och kan justera prissättning eller arbetssätt för framtida uppdrag.
Tidrapportering ger dig också underlag för lönehantering. Istället för att be montörerna komma ihåg vad de gjorde för två veckor sedan, har du digital data. Övertid, restid och utlägg är redan registrerat och kan exporteras direkt till lönesystemet.
ByggLog – faktureringsprogram byggt för svenska VVS-företag
ByggLog är utvecklat specifikt för svenska bygg- och installationsföretag, inklusive VVS-branschen. Vi förstår de utmaningar du möter varje dag – från ROT-avdrag och materialkostnader till mobil fakturering och grossist-integration.
Med ByggLog får du ett komplett faktureringssystem som inkluderar arbetsorder, tidrapportering, materialhantering, automatisk ROT-beräkning och integration med svenska ekonomisystem. Allt fungerar lika bra i mobilen som på datorn, så du kan fakturera var du än befinner dig.
Varför VVS-företag väljer ByggLog
- ROT-avdrag som alltid stämmer – Automatisk beräkning med 30% eller 50% baserat på period och arbetstyp
- Komplett materialhantering – Automatisk uppdelning mellan material och arbetskostnad
- Mobil-först design – Skapa fakturor från arbetsplatsen, fungerar offline
- Tidrapportering med GPS – Automatisk registrering av arbetstid och restid
- Integration med Fortnox, Visma & PE – Smidig överföring till ekonomisystemet
- Svensk support från byggbranschen – Vi förstår dina utmaningar
Vanliga fel VVS-företag gör vid fakturering (och hur du undviker dem)
Efter att ha arbetat med hundratals VVS-företag ser vi samma misstag upprepas. Här är de vanligaste felen och hur ett bra faktureringsprogram hjälper dig undvika dem.
Fel 1: Glömmer bort materialkostnader
Din montör köper ett extrapaket kopplingar på vägen hem. Kvittot hamnar i fickan, glöms bort, och plötsligt saknas 850 kr på fakturan. Med EDI-integration sker det här aldrig – alla inköp registreras automatiskt.
Fel 2: Felaktig ROT-avdragsberäkning
En kund ringer och är arg för att Skatteverket nekat ROT-avdraget. Anledningen? Du räknade avdrag på material också. Ett professionellt system gör aldrig det här felet – ROT-avdrag beräknas alltid korrekt endast på arbetskostnad.
Fel 3: Försenade fakturor
Jobbet är klart på måndag, men fakturan skickas inte förrän på fredag – eller nästa vecka. Varje dag du väntar är en dag längre till betalning. Mobil fakturering innebär att fakturan skickas innan montören lämnar arbetsplatsen.
Prissättning och ROI – vad kostar ett vvs faktura program?
De flesta faktureringsprogram för VVS-företag kostar mellan 300-600 kr per användare och månad. Det kan kännas som en kostnad, men låt oss räkna på ROI (Return on Investment).
Om systemet sparar varje montör 4 timmar administration per vecka, är det 16 timmar i månaden. Med en genomsnittlig debiteringsgrad på 850 kr/h motsvarar det 13 600 kr i värde per montör och månad. Ett system som kostar 500 kr ger alltså en ROI på nästan 2 700%. Och det är bara tidsbesparingen – inte de minskade felen, snabbare betalningar och bättre lönsamhetsuppföljning.
Checklista: Så väljer du rätt vvs faktura program
Innan du bestämmer dig för ett faktureringsprogram, gå igenom den här checklistan:
- Stöd för ROT-avdrag? – Automatisk beräkning för både 30% och 50% perioder
- EDI-integration med din grossist? – Kontrollera att Ahlsell, Dahl eller din leverantör finns med
- Mobil app för fakturering? – Ska fungera offline och synka automatiskt
- Integration med ekonomisystem? – Fortnox, Visma, PE eller ditt nuvarande system
- Tidrapportering inbyggd? – GPS-stämpling och automatisk registrering
- Rapporter för lönsamhet? – Se vilka jobb som är lönsamma och vilka som inte är det
- Svensk support? – Hjälp på svenska från personer som förstår VVS-branschen
- Prova-på-period? – Minst 14 dagar för att testa med riktiga projekt
Sammanfattning – rätt verktyg ger mer tid till VVS-arbete
Ett professionellt vvs faktura program är inte bara ett verktyg för att skapa fakturor – det är en komplett lösning för att driva ett lönsamt VVS-företag. Med rätt system får du automatisk ROT-beräkning, materialkostnader från grossisten, mobil fakturering från arbetsplatsen och tidrapportering som visar vad som faktiskt är lönsamt.
För VVS-montörer som spenderar 4-6 timmar i veckan på administration innebär det här att du kan ta fler jobb, öka omsättningen och fortfarande ha tid över. För företagare betyder det bättre kassaflöde, färre fel och insikt i vilka tjänster som ger bäst marginaler.
ByggLog är byggt specifikt för svenska installationsföretag. Vi förstår ROT-avdrag, grossist-integrationer och de utmaningar du möter varje dag. Testa ByggLog kostnadsfritt i 14 dagar och se hur mycket tid du kan spara.