Rörmokare Fakturasystem: Komplett guide för effektiv VVS-fakturering 2025
Som rörmokare behöver du ett fakturasystem som hanterar både akuta jourinsatser och planerade projekt. Materialuppslag från VVS-grossister, ROT-avdrag automation och mobil fakturering direkt från kundens badrum – här är allt du behöver veta för att välja rätt system.
När du som rörmokare står i en fuktskadat källare klockan 21:00 eller mitt i ett renoverat badrum, är det sista du vill ägna tid åt att sitta och räkna på fakturor. Samtidigt vet du att varje rördel, varje timme och varje kilometer måste registreras korrekt för att du ska få betalt för jobbet.
Ett bra fakturasystem för rörmokare handlar inte bara om att skicka fakturor. Det handlar om att fånga upp alla kostnader i realtid, koppla material direkt från grossistorder, hålla koll på ROT-avdrag och kunna fakturera kunden innan du ens lämnat arbetsplatsen.
I den här guiden går vi igenom exakt vad du som VVS-företagare behöver i ett fakturasystem, vilka funktioner som sparar mest tid och hur du väljer rätt lösning för din verksamhet.
Varför rörmokare behöver ett specialiserat fakturasystem
Generella faktureringsprogram fungerar för många branscher, men VVS-branschen har speciella krav som kräver branschanpassade lösningar.
Utmaningar för rörmokare
- •Materialintensiva projekt: En badrumsrenovering kan innehålla 200+ artiklar från grossisten som alla ska registreras och debiteras korrekt
- •ROT-avdrag komplexitet: Arbetskostnad och material måste separeras, och ROT-delen ska rapporteras till Skatteverket digitalt
- •Varierande uppdrag: Från akuta jourinsatser på 30 minuter till projekt på flera veckor med löpande materialbeställningar
- •Mobil arbetsmiljö: Du jobbar ute hos kunder, inte på kontoret – systemet måste fungera i mobilen
- •Grossistintegrationer: Materialpåslag, inköpspriser och leverantörsfakturor måste kopplas till rätt arbetsorder
Ett VVS-anpassat fakturasystem löser dessa utmaningar genom att automatisera det som tar mest tid och minimera risken för att material eller arbetstid glöms bort.
Viktiga funktioner i ett rörmokare fakturasystem
När du utvärderar olika fakturasystem för din VVS-verksamhet är det här funktionerna som gör skillnad i praktiken.
Mobil arbetsorder
Skapa och hantera arbetsorder direkt i mobilen. Bifoga foton av befintlig installation, ritningar och instruktioner. Markera som färdig och fakturera på plats när jobbet är klart.
Tidrapportering i fält
Starta och stoppa tidmätning direkt i appen. Registrera arbetad tid per arbetsmoment, separera service och installation, och få automatisk löneunderlagsrapport för lönehantering.
Materialhantering med RSK-sökning
Sök artiklar via RSK-nummer eller fritextsökning. Systemet visar inköpspris, försäljningspris och marginal direkt. Lägg till material på arbetsordern medan du fortfarande är på plats.
EDI-koppling till VVS-grossist
Automatisk import av leverantörsfakturor från din grossist (t.ex. Ahlsell, Dahl, Comfort). Material kopplas automatiskt till rätt arbetsorder med korrekta inköpspriser.
GPS-körjournal
Automatisk loggning av körningar med GPS. Uppfyller Skatteverkets krav för personalliggare och bilförmån. Koppla resor direkt till arbetsorder för korrekt debitering.
ROT-avdrag automation
Systemet beräknar automatiskt vilka kostnader som är ROT-berättigade, separerar material och arbetskostnad, och skapar digital rapportering till Skatteverket enligt deras krav.
Snabb fakturering
Skapa färdig faktura med ett knapptryck när jobbet är klart. Material, arbetstid, resor och tilläggsarbeten samlas automatiskt. Skicka via e-post eller integrera med ekonomisystem.
Materialhantering för rörmokare: Från grossist till faktura
En av de största tidsbespararna i ett VVS-fakturasystem är smart materialhantering. Istället för att manuellt slå in varje rördel, ventil och skruv kan du använda automatiserad integration.
Så fungerar EDI-koppling
- Du beställer material från din VVS-grossist (t.ex. Ahlsell) som vanligt
- När grossisten fakturerar dig skickas fakturan digitalt (EDI) till ditt system
- Systemet matchar automatiskt artiklar mot dina pågående arbetsorder baserat på ordernummer eller projektkod
- Material läggs till på rätt arbetsorder med inköpspris och försäljningspris
- Du ser direkt din marginal och kan justera påslag vid behov
- När du fakturerar kunden är allt material redan registrerat
Exempel från verkligheten: Du renoverar ett badrum och gör tre olika materialhämtningar under projektets gång. Utan EDI-koppling måste du:
- →Spara alla kvitton/fakturor från grossisten
- →Mata in varje artikel manuellt i ditt system
- →Räkna ut påslag för varje artikel
- →Koppla till rätt projekt (om du har flera parallella)
Med EDI-koppling importeras alla 200+ artiklar automatiskt och kopplas till rätt projekt utan att du lyfter ett finger.
VVS-grossister som ofta stödjer EDI-integration
- ✓Ahlsell
- ✓Dahl Sverige
- ✓Comfort
- ✓VVS Specialist
- ✓HL Display
- ✓Beijer Byggmaterial
ROT-avdrag automation för VVS-företag
Nästan alla VVS-uppdrag på villor och bostadsrätter är ROT-berättigade. Det innebär att kunden får skattereduktion på 30% (eller 50% under sommaren 2025) på arbetskostnaden.
För dig som rörmokare innebär ROT-avdrag både möjligheter och administrativt arbete. Ett bra fakturasystem automatiserar hela processen.
Vad systemet måste kunna för ROT
- ✓Separera material och arbetskostnad: Endast arbetskostnad ger ROT-avdrag, så systemet måste dela upp fakturan korrekt
- ✓Beräkna avdragsbeloppet: Automatisk uträkning av 30% eller 50% på arbetskostnaden, upp till maxbeloppet per person
- ✓Digital rapportering: Skicka ROT-uppgifter elektroniskt till Skatteverket enligt deras specifikation
- ✓Kundinformation: Samla in korrekt personnummer och fastighetsadress för varje ROT-kund
- ✓Faktura layout: Visa tydligt arbetskostnad, ROT-avdrag och slutbelopp kunden ska betala
Exempel: Badrumsrenovering
Systemet beräknar detta automatiskt och skapar korrekt faktura med ROT-specifikation.
Läs vår kompletta guide om ROT-avdrag 2025 för mer information om regler och maxbelopp.
Mobil fakturering: Fakturera innan du lämnar kundens hus
Som rörmokare spenderar du minimalt med tid på kontoret. De flesta jobb utförs ute hos kunder, och många är akuta insatser där kunden vill ha snabb avslut.
Mobil fakturering innebär att du kan skapa och skicka fakturan direkt från din smartphone medan du fortfarande är på plats. Det ger flera fördelar:
Snabbare betalning
Kunden får fakturan omedelbart och kan betala direkt med Swish eller kort medan du är där.
Färre missade kostnader
Allt material och arbetstid registreras när det är färskt i minnet – inget glöms bort.
Direkt kundsignatur
Låt kunden signera digitalt att arbetet är godkänt innan du lämnar platsen.
Mindre administration
Slipp sitta på kvällen med pappershögar och försöka rekonstruera vad du gjorde under dagen.
Typiskt flöde för mobil fakturering
- 1.Du får ett joursamtal kl 19:00 om ett vattenläckage. Skapar arbetsorder i mobilen under färden.
- 2.Startar tidmätning när du anländer. Tar fotos av skadan och bifoga till arbetsordern.
- 3.Registrerar material direkt i appen när du byter rör och kopplingar (via RSK-nummer eller streckkod).
- 4.Stoppar tid när jobbet är klart. Total arbetstid: 2,5 timmar.
- 5.Skapar faktura med ett knapptryck. Systemet beräknar jourarbete-tillägg automatiskt (kvälls/helgtaxa).
- 6.Kunden signerar på din mobil/surfplatta att arbetet är godkänt och får fakturan via e-post.
- 7.Kunden betalar direkt med Swish – klart!
Total administrationstid: under 5 minuter. Jämfört med att skriva faktura manuellt nästa dag sparar du 20-30 minuter per jobb.
Specialfunktioner för jourarbete och akuta insatser
Många VVS-företag erbjuder jourservice – akuta insatser kvällar, nätter och helger. Detta kräver speciella funktioner i fakturasystemet.
Automatisk tillägg för jourtid
Systemet känner av när du startar en arbetsorder och lägger automatiskt till rätt tillägg:
- →Kvällstid (18:00-22:00): +30% på timtaxan
- →Nattetid (22:00-06:00): +50% på timtaxan
- →Helger: +50% på timtaxan
- →Storhelger: +100% på timtaxan
Utryckningsavgift
Många rörmokare tar en fast utryckningsavgift för akuta insatser (t.ex. 1 500 kr). Systemet lägger automatiskt till denna om arbetsordern markeras som "Jourinsats".
Snabb materialregistrering
Vid akuta insatser har du ofta inte tid att leta RSK-nummer. Bra system har:
- ✓Snabbval för vanliga reservdelar (kopplingar, packningar, kranar)
- ✓Streckkodsskanning för snabb artikelinmatning
- ✓Möjlighet att lägga till "Diverse småmaterial" med ett fast belopp
Exempel: Joursamtal söndag kväll
Detta beräknas automatiskt baserat på tid, dag och avstånd – du behöver bara starta och stoppa tidmätningen.
Viktiga integrationer för VVS-företag
Ett modernt fakturasystem fungerar inte isolerat. Det integrerar med andra system du redan använder för att skapa ett sömlöst arbetsflöde.
Ekonomisystem
Integration med Fortnox, Visma eEkonomi eller Bokio. Fakturor och kostnader förs automatiskt över till bokföringen.
Populära integrationer: Fortnox, Visma, Bokio, PE Accounting
VVS-grossister (EDI)
Automatisk import av material och leverantörsfakturor från Ahlsell, Dahl, Comfort och andra grossister.
Sparar: 2-3 timmar/vecka i manuell inmatning
Lönesystem
Exportera tidrapporter direkt till ditt lönesystem (t.ex. Hogia, Agda, Ongoing).
Sparar: 1-2 timmar/månad vid lönekörning
Betalningslösningar
Swish, Klarna Checkout eller fakturatjänster som Billecta för enklare betalningar.
Ökar betalningshastigheten med 40-60%
Kalender och schemaläggning
Synka arbetsorder med Google Calendar eller Outlook för enkel översikt över bokningar.
Minskar dubbelbokningar och missade jobb
Prismodeller för rörmokare fakturasystem
De flesta VVS-anpassade fakturasystem använder prenumerationsmodell med månadskostnad per användare. Här är typiska prisintervall:
Basnivå
per användare/månad
- ✓Tidrapportering
- ✓Enkel fakturering
- ✓Arbetsorder
- ✓Mobilapp
Professionell
Populärastper användare/månad
- ✓Allt i Basnivå
- ✓EDI-koppling grossister
- ✓ROT-automation
- ✓GPS-körjournal
- ✓Integration ekonomisystem
Enterprise
per användare/månad
- ✓Allt i Professionell
- ✓Avancerad projektledning
- ✓ÄTA-hantering
- ✓Anpassade rapporter
- ✓Prioriterad support
Vad kostar det att INTE ha ett system?
Beräkna din kostnad för manuell administration:
- →Tidsspill: 5-8 timmar/vecka på manuell fakturering, materialinmatning och tidrapporter
- →Glömt material: 2-5% av materialintäkterna försvinner i ej debiterade delar
- →Långsam fakturering: Genomsnittlig betaltid ökar med 10-15 dagar utan digitala lösningar
- →Felaktig ROT-hantering: Risk för Skatteverkets krav på återbetalning vid fel i rapportering
För ett 3-personersföretag kan kostnaden för ineffektiv administration lätt uppgå till 15 000-25 000 kr/månad i borttappad tid och intäkter.
Så väljer du rätt fakturasystem för din VVS-verksamhet
När du utvärderar olika system, ställ dig dessa frågor:
1. Hur många montörer arbetar i fält?
Om du har flera montörer som jobbar parallellt behöver du mobilapp med offline-läge och synkning. Ensamföretagare kan klara sig med enklare lösningar.
2. Hur materialintensiva är era projekt?
Gör ni mycket badrumsrenoveringar och installationer med hundratals artiklar? Då är EDI-koppling till grossister ovärderlig. Jobbar ni mest med service och mindre materialvolymer kan manuell inmatning fungera.
3. Hur stor andel är ROT-arbeten?
Om 70%+ av era jobb är ROT-berättigade är automation av ROT-rapportering nödvändigt. För företag som främst jobbar mot industri/kommersiellt är det mindre kritiskt.
4. Har ni jourverksamhet?
Akuta insatser kräver snabb fakturering och automatiska jourtillägg. Välj system som hanterar detta smidigt.
5. Vilket ekonomisystem använder ni?
Kolla att fakturasystemet har färdig integration med ert ekonomisystem (Fortnox, Visma etc) för smidig överföring av fakturor.
6. Behöver ni projektledningsfunktioner?
Större projekt med underentreprenörer, ÄTA och budgetuppföljning kräver mer avancerade system. Mindre service- och serviceuppdrag klarar sig med enklare lösningar.
Guldregeln
Välj systemet som tar hand om era tre största tidsrövarna. För de flesta VVS-företag är det:
- 1.Materialinmatning och prisberäkning
- 2.ROT-avdrag administration
- 3.Tidrapportering och fakturering
ByggLog: Fakturasystem anpassat för VVS och byggbranschen
ByggLog är byggt specifikt för hantverkare och installationsföretag, inklusive rörmokare. Systemet kombinerar det bästa från specialiserade VVS-system med moderna molnbaserade lösningar.
Vad gör ByggLog perfekt för rörmokare?
- ✓ROT-avdrag automation: Automatisk beräkning, separering av material/arbetskostnad och digital rapportering till Skatteverket
- ✓Mobil fakturering: Skapa och skicka fakturor från mobilen direkt efter avslutat jobb
- ✓Material och tidrapportering: Registrera material och arbetstid löpande i mobilen, allt samlas automatiskt på arbetsordern
- ✓Kundregister med historik: Se alla tidigare jobb hos varje kund, tidigare installationer och service
- ✓Offerthantering: Skapa professionella offerter, omvandla godkänd offert till arbetsorder med ett klick
- ✓Digital signering: Låt kunden signera digitalt att arbetet är godkänt
Perfekt för både små och växande VVS-företag
Ensamföretagare
- • Snabb att komma igång
- • Låg månadskostnad
- • Allt i mobilen
- • Ingen installation
Växande företag
- • Flera användare
- • Projektöversikt
- • Resursplanering
- • Rapporter och uppföljning
Med ByggLog slipper du jonglera mellan olika system för tidrapportering, fakturering och projekthantering – allt finns samlat på ett ställe.
Sammanfattning
- ✓Ett bra fakturasystem för rörmokare automatiserar materialhantering, ROT-avdrag och tidrapportering
- ✓EDI-koppling till VVS-grossister sparar 2-3 timmar/vecka på manuell materialinmatning
- ✓Mobil fakturering låter dig skapa och skicka fakturor direkt från kundens badrum eller källare
- ✓ROT-automation säkerställer korrekt rapportering till Skatteverket och snabbare betalning
- ✓Jourarbete kräver automatiska jourtillägg, utryckningsavgifter och snabb fakturering
- ✓Välj system baserat på era tre största administrativa tidsrövare för maximal effekt
Vanliga frågor
Vad kostar ett fakturasystem för rörmokare?
De flesta VVS-anpassade fakturasystem kostar mellan 199-799 kr per användare och månad. Basnivå (199-399 kr) ger grundläggande tidrapportering och fakturering. Professionell nivå (499-799 kr) inkluderar EDI-koppling till grossister, ROT-automation och GPS-körjournal. Enterprise-lösningar (1000+ kr) har avancerad projektledning och ÄTA-hantering.
Hur fungerar EDI-koppling till VVS-grossister?
EDI (Electronic Data Interchange) innebär att leverantörsfakturor från din grossist (t.ex. Ahlsell, Dahl) skickas digitalt till ditt fakturasystem. Systemet matchar automatiskt artiklar mot pågående arbetsorder baserat på ordernummer. Material läggs till med korrekt inköpspris och försäljningspris. Du sparar 2-3 timmar/vecka på manuell inmatning och minimerar risk för glömda artiklar.
Kan jag fakturera direkt från mobilen som rörmokare?
Ja, moderna VVS-fakturasystem har mobilappar där du kan skapa och skicka fakturor direkt från kundens hus. Du registrerar arbetad tid och material löpande under jobbet, sedan genererar systemet faktura med ett knapptryck. Kunden kan signera digitalt och du skickar fakturan via e-post direkt. Detta sparar 20-30 minuter per jobb jämfört med manuell hantering senare.
Hur automatiseras ROT-avdrag i ett fakturasystem?
Ett bra fakturasystem separerar automatiskt material och arbetskostnad på fakturan. Systemet beräknar ROT-avdraget (30% eller 50% på arbetskostnaden), samlar in kundens personnummer och fastighetsadress, och skapar digital rapportering till Skatteverket enligt deras specifikation. Fakturan visar tydligt arbetskostnad, ROT-avdrag och slutbelopp kunden ska betala.
Vilka funktioner behöver jag för jourarbete?
För jourverksamhet behöver systemet automatiska jourtillägg baserat på tid (kvälls-, natt- och helgtillägg), fast utryckningsavgift som läggs till vid akuta insatser, snabb materialregistrering via snabbval eller streckkod, möjlighet till omedelbar fakturering på plats, och GPS-spårning för körjournal. ByggLog hanterar automatiskt jourtillägg och utryckningsavgifter baserat på när arbetsorder startas.
Behöver jag integration med ekonomisystem?
Integration med ekonomisystem (Fortnox, Visma, Bokio) är starkt rekommenderat. Det eliminerar dubbelarbete eftersom fakturor och kostnader förs automatiskt över till bokföringen. Du sparar 1-2 timmar/månad och minskar risk för bokföringsfel. De flesta VVS-fakturasystem har färdiga integrationer med populära ekonomisystem.
Vad är skillnaden på generella och VVS-anpassade fakturasystem?
VVS-anpassade system har EDI-koppling till grossister för materialimport, RSK-nummer sökning för artiklar, automatisk ROT-avdrag hantering, jourtillägg och utryckningsavgifter, GPS-körjournal för installationsbesök, och materialuppslag med inköps-/försäljningspriser. Generella system saknar ofta dessa branschspecifika funktioner vilket kräver manuellt arbete.
Hur mycket tid sparar jag med rätt fakturasystem?
Genomsnittligt VVS-företag sparar 5-8 timmar/vecka på administration med ett bra system. EDI-koppling sparar 2-3 timmar/vecka på materialinmatning. Mobil fakturering sparar 20-30 minuter per jobb. ROT-automation sparar 1-2 timmar/vecka. För ett 3-personersföretag motsvarar detta ofta 15 000-25 000 kr/månad i borttappad tid och intäkter som återvinns.
Fungerar fakturasystemet offline i mobilen?
De flesta moderna VVS-fakturasystem har offline-stöd i mobilappen. Du kan registrera tid och material även utan internetanslutning (vanligt i källare och vindar). Data synkas automatiskt när du får täckning igen. Detta är viktigt för rörmokare som ofta arbetar i miljöer med dålig mottagning.
Kan jag använda systemet för både installation och service?
Ja, bra VVS-fakturasystem hanterar både installations- och serviceprojekt. För installationer får du projekthantering med budget, för service får du snabb arbetsorderhantering och jourverktyg. ByggLog låter dig växla enkelt mellan olika uppdragstyper och anpassa funktioner efter behov. Samma system kan hantera allt från 30-minuters jourinsatser till fleraveckors renoveringsprojekt.
Redo att effektivisera din VVS-fakturering?
ByggLog är byggt för rörmokare och hantverkare som vill spendera mindre tid på administration och mer tid på det de gör bäst. Börja din kostnadsfria testperiod idag.