Städföretag faktura RUT: Komplett guide till korrekt fakturering 2025
Som städföretag behöver du fakturera korrekt med RUT-avdrag för att ge dina kunder 50% rabatt och få utbetalning från Skatteverket. Här är den kompletta guiden till RUT-fakturering, automatisering och Skatteverket-rapportering för städtjänster.
RUT-avdrag är en av de viktigaste förmånerna för städföretag i Sverige. Det gör dina tjänster mer prisvärda för kunderna eftersom de bara betalar hälften av arbetskostnaden. Men för att detta ska fungera måste du som städföretag fakturera korrekt, rapportera till Skatteverket och följa alla regler.
I den här guiden går vi igenom exakt hur du ska fakturera städtjänster med RUT-avdrag, vilka krav som gäller, hur du rapporterar till Skatteverket och hur du kan automatisera hela processen för att spara tid och undvika felaktigheter.
Vad är RUT-avdrag för städföretag?
RUT-avdrag (Rengöring, Underhåll, Tvätt) är en skattereduktion som gör det möjligt för privatpersoner att få 50% rabatt på arbetskostnaden för hushållsnära tjänster som städning. Som städföretag fungerar du som mellanhand mellan kunden och Skatteverket.
Så fungerar RUT-avdrag i praktiken:
- 1.Du utför städtjänsten hos kunden (t.ex. hemstädning för 1 000 kr i arbetskostnad)
- 2.Du fakturerar kunden med 50% RUT-avdrag redan draget (kunden betalar 500 kr)
- 3.Du rapporterar fakturan till Skatteverket digitalt (deadline: 20:e månaden efter)
- 4.Skatteverket betalar ut de 500 kr i RUT-avdrag till ditt företagskonto (inom 30-45 dagar)
Viktigt att veta:
Kunden har ett tak på 75 000 kr i RUT- och ROT-avdrag per person och år. Om de redan har använt upp sitt utrymme kan de inte få RUT-avdrag och måste betala fullt pris. Skatteverket avvisar då din utbetalningsbegäran.
Krav för att fakturera med RUT-avdrag
För att ditt städföretag ska kunna erbjuda RUT-avdrag och få utbetalning från Skatteverket måste ni uppfylla vissa grundläggande krav:
Godkänd F-skattesedel
Ditt städföretag måste ha en godkänd F-skattesedel från Skatteverket. Detta verifierar att ni är ett legitimt företag som betalar skatt korrekt.
Registrerat hos Skatteverket
Företaget ska vara registrerat för moms och arbetsgivaravgifter hos Skatteverket. Du behöver även vara registrerad för att kunna rapportera RUT-avdrag digitalt.
Kundens personnummer
Du måste ha kundens fullständiga personnummer för att kunna rapportera till Skatteverket. Kunden måste också vara myndig och folkbokförd i Sverige.
Korrekt fakturering
Fakturan ska tydligt visa arbetskostnad inklusive moms, RUT-avdrag (50%) och kundens betalning. Material och resekostnader ska faktureras separat utan avdrag.
Hur man skapar en korrekt RUT-faktura för städtjänster
En RUT-faktura för städning måste innehålla specifika uppgifter för att Skatteverket ska godkänna den. Här är exakt vad som krävs:
Obligatoriska uppgifter på RUT-fakturan:
Kundens fullständiga personnummer
Format: ÅÅÅÅMMDD-XXXX (t.ex. 19800515-1234)
Tydlig beskrivning av utfört arbete
T.ex. "Hemstädning 3 timmar", "Storstädning", "Fönsterputsning 2 timmar"
Arbetskostnad inklusive moms
Visa tydligt arbetskostnaden före RUT-avdrag (t.ex. "Arbetskostnad inkl. moms: 1 000 kr")
Beräknat RUT-avdrag (50%)
Visa tydligt avdragsbeloppet (t.ex. "RUT-avdrag 50%: -500 kr")
Kundens betalningsbelopp
Det belopp kunden faktiskt ska betala efter RUT-avdrag (t.ex. "Att betala: 500 kr")
Datum för utfört arbete (viktigt för rapportering)
Skatteverket-rapporten ska göras senast den 20:e månaden efter utfört arbete
Exempel på RUT-faktura:
Faktura #2025-042
Datum: 2025-10-04
Kund: Anna Svensson (19800515-1234)
Hemstädning 3 timmar (2025-10-04)
Timkostnad: 350 kr/h inkl. moms
Arbetskostnad inkl. moms: 1 050 kr
RUT-avdrag 50%: -525 kr
Att betala: 525 kr
Vilka städtjänster omfattas av RUT-avdrag?
Inte alla städtjänster berättigar till RUT-avdrag. Det är viktigt att du som städföretag vet vilka tjänster som omfattas så att du inte fakturerar fel.
Omfattas av RUT-avdrag
- ✓Hemstädning i privatbostad (lägenhet, villa)
- ✓Storstädning i hem
- ✓Flyttstädning i privatbostad
- ✓Fönsterputsning på privatbostad
- ✓Enklare trädgårdsarbete (gräsklippning, snöskottning)
- ✓Klädvård (tvätt och strykning)
Omfattas INTE av RUT-avdrag
- ✗Kontorsstädning (företagslokaler)
- ✗Trappstädning i flerbostadshus
- ✗Byggstädning efter renovering
- ✗Grovstädning av ventilation (kan omfattas av ROT)
- ✗Poolrengöring
- ✗Material och städprodukter
Tips för städföretag:
Om du erbjuder både RUT-berättigade tjänster (hemstädning) och icke RUT-berättigade tjänster (kontorsstädning), se till att ha separata fakturor eller tydligt dela upp posterna på fakturan så att det blir rätt rapporterat.
Rapportera RUT-fakturor till Skatteverket
Efter att du har fakturerat kunden med RUT-avdrag måste du rapportera detta till Skatteverket för att få utbetalning. Rapporteringen görs digitalt via Skatteverkets e-tjänst.
Steg-för-steg: Rapportera RUT-avdrag
Logga in på Skatteverket
Gå till Skatteverkets webbplats och logga in med BankID. Välj e-tjänsten "Begäran om utbetalning – rot och rut".
Fyll i kundens uppgifter
Ange kundens personnummer, fullständiga namn och adress där arbetet utfördes. Dubbelkolla att personnumret är korrekt – fel här leder till avslag.
Beskriv det utförda arbetet
Ange typ av arbete (t.ex. "Hemstädning"), datum för utfört arbete och antal timmar. Var specifik men kortfattad.
Ange belopp
Fyll i arbetskostnaden inklusive moms och det begärda RUT-avdraget (50%). Systemet beräknar automatiskt utbetalningsbeloppet.
Skicka in begäran
Granska alla uppgifter noggrant och skicka in. Du får en bekräftelse direkt och Skatteverket behandlar begäran inom 30-45 dagar.
Deadline för rapportering
Du måste rapportera senast den 20:e dagen i månaden efter att arbetet utfördes. Om du missar deadline kan du inte få utbetalning för RUT-avdraget.
Utbetalning
Godkända RUT-avdrag betalas ut till ditt företags bankkonto inom 30-45 dagar efter att Skatteverket har mottagit och godkänt din rapportering.
Återkommande fakturor för städtjänster med RUT-avdrag
Om du har kunder som använder hemstädning varje vecka eller månad är återkommande fakturor en enorm tidsbesparare. Istället för att manuellt skapa samma faktura om och om igen kan du automatisera hela processen.
Fördelar med återkommande RUT-fakturor:
Spara tid varje månad
Slipp skapa samma faktura manuellt för återkommande kunder
Färre fel
Automatisk beräkning av RUT-avdrag eliminerar manuella räknefel
Snabbare betalningar
Fakturaautomatik betyder snabbare cashflow från återkommande kunder
Bättre överblick
Se direkt alla återkommande kunder och deras intäkter över tid
Exempel: Återkommande städfaktura
Kunden Anna Svensson har hemstädning varje måndag klockan 10-13 (3 timmar). Istället för att skapa 52 fakturor per år manuellt sätter du upp en återkommande faktura:
Frekvens: Varje vecka (måndagar)
Tjänst: Hemstädning 3 timmar
Pris: 1 050 kr (350 kr/h × 3h inkl. moms)
RUT-avdrag: Automatiskt beräknat 50% = 525 kr
Kunden betalar: 525 kr/vecka
Din årsintäkt: ~27 300 kr från denna kund
Prissättning och transparens för städtjänster med RUT
Transparens i prissättningen är avgörande för att bygga förtroende med dina kunder. När de förstår exakt vad de betalar för och hur RUT-avdraget fungerar blir de tryggare och mer benägna att bli återkommande kunder.
Bästa praxis för transparent prissättning:
Visa pris per timme tydligt
T.ex. "350 kr/h inkl. moms" istället för bara ett totalpris. Detta gör det lättare för kunden att jämföra med andra städföretag.
Dela upp arbetskostnad och materialkostnad
Om du tillhandahåller städprodukter ska detta faktureras separat eftersom det inte omfattas av RUT-avdrag. Tydlighet här undviker missförstånd.
Förklara RUT-avdraget på fakturan och hemsidan
Lägg till en kort förklaring: "Med RUT-avdrag betalar du bara hälften av arbetskostnaden. Vi sköter rapporteringen till Skatteverket."
Ge uppskattad tid i offerten
"Hemstädning beräknas ta 3 timmar à 350 kr/h = 1 050 kr. Med RUT-avdrag betalar du 525 kr." Detta ger kunden fullständig insyn.
Prissättningsexempel:
| Tjänst | Timmar | Pris/h | Totalt | RUT-avdrag | Kunden betalar |
|---|---|---|---|---|---|
| Hemstädning | 3h | 350 kr | 1 050 kr | -525 kr | 525 kr |
| Storstädning | 6h | 350 kr | 2 100 kr | -1 050 kr | 1 050 kr |
| Flyttstädning | 4h | 400 kr | 1 600 kr | -800 kr | 800 kr |
Automatisera RUT-fakturering med ByggLog
Manuell RUT-fakturering tar tid och ökar risken för fel. ByggLog är ett komplett faktureringssystem byggt för svenska företag inom tjänstebranschen, inklusive städföretag som erbjuder RUT-berättigade tjänster.
Automatisk RUT-beräkning
ByggLog beräknar automatiskt 50% RUT-avdrag på arbetskostnaden och visar tydligt på fakturan vad kunden ska betala och vad du får tillbaka från Skatteverket.
Återkommande fakturor
Skapa återkommande fakturor för dina veckostäd- eller månadsstädkunder. ByggLog skickar automatiskt fakturan varje vecka/månad med korrekt RUT-avdrag.
Skatteverket-rapportering
Exportera alla RUT-fakturor i korrekt format för Skatteverkets e-tjänst. ByggLog håller koll på deadlines och påminner dig om rapportering.
Kundregister
Spara kundens personnummer, adress och tjänsteavtal säkert. Nästa gång du fakturerar samma kund fylls allt i automatiskt.
Varför städföretag väljer ByggLog:
- Spara 5-10 timmar per månad på fakturering och administration
- Eliminera räknefel – RUT-avdrag beräknas alltid korrekt
- Snabbare betalningar med automatiska påminnelser och faktureringsrutiner
- Svenskt system byggt för RUT/ROT-avdrag och Skatteverkets krav
- Mobilvänligt – skapa fakturor direkt efter avslutat städjobb
Vanliga misstag vid RUT-fakturering (och hur du undviker dem)
Många städföretag gör misstag som leder till avslag från Skatteverket eller försenade utbetalningar. Här är de vanligaste felen och hur du undviker dem:
❌ Fel personnummer eller felstavat namn
Skatteverket avvisar automatiskt begäran om personnumret är fel eller om namnet inte matchar folkbokföringen.
✓ Lösning: Dubbelkolla alltid personnummer och be kunden verifiera stavningen av sitt namn.
❌ Inkluderar material i RUT-avdraget
RUT-avdrag gäller endast arbetskostnad. Om du inkluderar städprodukter i avdraget kommer Skatteverket korrigera beloppet nedåt.
✓ Lösning: Fakturera material separat på egen rad utan RUT-avdrag.
❌ Missar rapporteringsdeadline
Rapporterar du för sent (efter den 20:e månaden efter utfört arbete) går rätten till utbetalning förlorad.
✓ Lösning: Sätt upp påminnelser eller använd system som automatiskt varnar för kommande deadlines.
❌ Fakturerar icke RUT-berättigade tjänster
Kontorsstädning, trappstädning och byggstädning omfattas INTE av RUT-avdrag. Skatteverket avslår begäran om du försöker.
✓ Lösning: Använd separata fakturor för RUT-städning (privatbostäder) och vanlig städning (företag/trapphus).
❌ Kunden har ingen kvarvarande utrymme
Om kunden redan har använt sina 75 000 kr i RUT/ROT-avdrag för året kommer Skatteverket avslå din utbetalningsbegäran.
✓ Lösning: Fråga kunden i förväg om de har utrymme kvar eller använd system som kan kontrollera detta automatiskt.
Vanliga frågor om RUT-fakturering för städföretag
Hur mycket rutavdrag får kunden på städtjänster?
Måste jag ha F-skattesedel för att fakturera med RUT-avdrag?
Hur rapporterar jag RUT-fakturor till Skatteverket?
Får jag RUT-avdrag på material och städprodukter?
Kan jag använda återkommande fakturor för RUT-städning?
Vad händer om kunden inte har kvar av sitt RUT-avdrag?
Hur lång tid tar det att få utbetalning från Skatteverket?
Vilka städtjänster omfattas av RUT-avdrag?
Automatisera din RUT-fakturering idag
Slipp manuell fakturering och rapportering. Med ByggLog får du ett komplett system för återkommande fakturor, automatisk RUT-beräkning och Skatteverket-rapportering – allt anpassat för svenska städföretag.
Läs mer: ROT-avdrag 2025 • Tidrapportering • Offerter