Låt mig gissa - du har kanske 5, 10, eller 20 kunder som du fakturerar varje månad? Och varje gång känns det som en timme försvinner bara för att skapa fakturor, skicka dem, och sen jaga betalningar? Jag hör dig. Som småföretagare med ett litet team har du viktigare saker att göra än att sitta och pilka med Excel-mallar eller Word-dokument.
Problemet är att när du börjar leta efter fakturaprogram blir huvudet snurr. Det finns ju typ 20 olika system bara på den svenska marknaden! Vissa är gratis, andra kostar över tusenlappen i månaden. Vissa är supermenlösa, andra har mer funktioner än du någonsin kommer använda. Så hur fan ska du veta vilket som faktiskt passar din verksamhet?
Och sen kom 2025 med ett gäng nya regler. Nu måste du ha e-faktura om du jobbar mot kommuner eller myndigheter. Skatteverket vill ha nya rapporter. Allt ska digitaliseras. Samtidigt dyker det upp nya molnbaserade verktyg varje månad som lovar att göra livet enklare. Det är mycket att hålla reda på.
Den här guiden är tänkt att skära igenom bruset. Jag går igenom vad du faktiskt behöver (och vad som är onödig "nice to have"), jämför de 10 mest populära systemen, och hjälper dig hitta rätt baserat på vad du gör och hur många ni är på företaget.
Okej, så vad ÄR egentligen ett fakturaprogram?
I grunden är det bara ett verktyg som hjälper dig skapa och skicka fakturor digitalt. Tänk dig: istället för att öppna Word, leta efter den gamla fakturamallen, kopiera/klistra in kundens info, räkna ut momsen manuellt, spara som PDF, och sen maila den - så klickar du på typ tre knappar. Det är hela grejen.
För småföretag betyder det i praktiken att du byter ut Excel-filer och Word-mallar mot ett system som sköter det mesta automatiskt. Du lägger in kunden en gång, systemet kommer ihåg allt, och nästa gång tar det 30 sekunder att skicka en faktura.
Grundläggande funktioner i alla fakturaprogram:
- Fakturamall: Professionella mallar som uppfyller Skatteverkets krav (organisationsnummer, momsnummer, förfallodag etc.)
- Kundregister: Spara kundinformation en gång, återanvänd vid varje faktura
- Produktregister: Standardpriser för återkommande tjänster/produkter
- Utskick: Skicka via e-post (PDF), utskrift eller e-faktura
- Betalningsuppföljning: Se vilka fakturor som betalats och skicka påminnelser
Här är the real deal: om du skickar typ 10-50 fakturor i månaden så kan ett bra system spara dig 5-10 timmar varje månad. Räkna på det över ett år - det blir 60 till 120 timmar. Tre hela arbetsveckor! Vad skulle du kunna göra med tre extra veckor? Kanske ta fler uppdrag? Eller bara chilla lite mer?
De tre typerna av fakturaprogram (och vilket som passar dig)
Nu blir det lite mer intressant. Det finns nämligen tre ganska olika kategorier av faktureringssystem här i Sverige, och vilket du väljer beror helt på vad du gör och hur stort ditt företag är. Låt mig förklara skillnaderna - det här är viktigt att förstå innan du börjar testa program.
1. Fristående fakturaprogram (endast fakturering)
Fokuserar enbart på att skapa och skicka fakturor. Ingen bokföring eller ekonomistyrning.
Passar för:
- • Enmansföretag med 1-20 fakturor/månad
- • Företag som redan har bokföringsprogram
- • Frilanskonsulter och kreatörer
- • Startups med minimal ekonomihantering
Exempel: Zervant (gratis), Fakturan.nu (129 kr/mån)
2. Fakturaprogram med bokföring (ekonomipaket)
Integrerad fakturering och bokföring. Fakturor bokförs automatiskt, vilket sparar mycket tid.
Passar för:
- • Småföretag med 20-100 fakturor/månad
- • Företag som vill sköta sin egen bokföring
- • AB eller HB med momshantering
- • Företag som växer från 2 till 10 anställda
Exempel: Speedledger (384 kr/mån), Fortnox (500+ kr/mån)
3. Branschspecifika allt-i-ett-system
Fakturaprogram integrerat med projekthantering, tidrapportering, CRM och branschangepassade funktioner.
Passar för:
- • Serviceföretag (bygg, VVS, el, städ, måleri)
- • Företag med projektbaserad verksamhet
- • Team på 3-15 personer med tidrapportering
- • ROT/RUT-företag med komplexa avdrag
Exempel: ByggLog (från 399 kr/mån för 3 användare)
💡 Mitt tips: Skickar du färre än 10 fakturor i månaden? Då räcker oftast ett enkelt gratissystem. Men om du är uppe i 20-30 fakturor börjar integrerad bokföring bli värt pengarna - du sparar ju massor av tid på att slippa dubbelarbete. Och driver du bygg/VVS/el eller liknande? Då kan ett branschspecifikt system löna sig redan vid 5-10 projekt per månad tack vare alla smarta funktioner för just din bransch.
Vad Skatteverket och svenska myndigheter kräver 2025
Här kommer en viktig grej många missar: inte alla fakturaprogram följer svenska regler. Jag har sett småföretag välja billiga utländska system som inte klarar Skatteverkets krav, och sen får de problem vid skattekontrollen. Så kolla att systemet du väljer har det här:
Obligatoriska krav
- ▪Organisationsnummer och momsnummer måste synas på alla fakturor
- ▪Momsberäkning enligt Skatteverkets regler (25%, 12%, 6% eller omvänd moms)
- ▪Unikt fakturanummer i löpande serie
- ▪Förfallodatum och betalningsvillkor
- ▪7 års arkivering av fakturorna (molnsystem hanterar detta automatiskt)
Starkt rekommenderat 2025
- ▪E-faktura (PEPPOL) - obligatoriskt för fakturor till offentlig sektor från 1 april 2019
- ▪Bankgiro/Plusgiro OCR för automatisk betalningsavstämning
- ▪ROT/RUT-hantering om du jobbar med privatpersoner i bygg-, VVS-, städ- eller trädgårdsbranschen
- ▪Automatisk påminnelsehantering - spara 2-3 timmar/månad
- ▪Integration med internetbank (Swedbank, SEB, Nordea, Handelsbanken)
E-faktura till kommuner och myndigheter
Här är en som fångar många! Har du kunder inom offentlig sektor (typ skolor, sjukhus, kommunen, statliga bolag)? Då MÅSTE du kunna skicka e-faktura i PEPPOL-format. Det är lag sedan 2019. Många gratissystem kan inte det här, så om du fakturerar staten eller kommunen ens då och då - kolla FÖRST om systemet har PEPPOL innan du börjar använda det.
✓ Har PEPPOL-stöd: Speedledger (3 spänn per e-faktura), Fortnox (ingår), ByggLog (ingår)
✗ Saknar ofta: Gratis system som Zervant och Fakturan.nu
De 10 bästa faktureringsprogrammen för småföretag 2025
Här är en genomgång av de populäraste faktureringssystemen på den svenska marknaden. Priserna gäller för småföretag (1-10 användare) och uppdaterades oktober 2025.
1. ByggLog
Bäst för serviceföretag och hantverkare
399 kr/mån
för 3 användare
ByggLog är ett komplett affärssystem byggt specifikt för svenska serviceföretag inom bygg, VVS, el, måleri och liknande branscher. Systemet kombinerar fakturering med projekthantering, tidrapportering, CRM och avancerad ROT/RUT-hantering i en enda plattform.
Fördelar:
- ✓ Komplett ROT/RUT med automatiska Skatteverket-rapporter
- ✓ Projektfakturering med löpande kostnadsuppföljning
- ✓ Mobilapp för tidrapportering på byggplatsen
- ✓ Offerter med elektronisk signering
- ✓ Kundregister och CRM för uppföljning
- ✓ Svenskt stöd och onboarding
Begränsningar:
- × Ingen egen bokföring (exporterar till Fortnox)
- × Fokuserad på servicebranschen
- × Kräver kort introduktion för nybörjare
Passar för: Småföretag inom bygg, VVS, el, måleri, städ med 2-15 anställda. Särskilt värt för ROT/RUT-företag eller projektbaserad verksamhet där du behöver koppla tidrapporter direkt till fakturor.
2. Speedledger
Bäst för bokföring + fakturering
384 kr/mån
bokföring + fakturering
Speedledger är en populär svensk molntjänst för småföretag som vill ha både bokföring och fakturering. Känd för sitt höga betyg på Trustpilot (4.7/5) och bra kundsupport.
Fördelar:
- ✓ Automatisk kontering faktura → bokföring
- ✓ ROT/RUT med Skatteverket-rapport
- ✓ E-faktura (3 kr/st)
- ✓ Gratis 14 dagars test
Begränsningar:
- × Ingen projekthantering
- × Enkel tidrapportering
3. Fortnox
Marknadsledande komplett system
från 500 kr/mån
beroende på paket
Fortnox är Sveriges största ekonomisystem med över 400 000 företagskunder. Erbjuder allt från enkel fakturering till avancerad koncernredovisning.
Fördelar:
- ✓ Komplett ekonomisystem
- ✓ Stort ekosystem av integrationer
- ✓ Bra för växande företag
- ✓ Lön och bokslut ingår
Begränsningar:
- × Högre pris
- × Kan kännas överdrivet för mycket små företag
- × Kräver viss inlärning
4. Zervant
Bäst gratis alternativ
0 kr/mån
upp till 5 fakturor/mån
Zervant är ett finskt faktureringsprogram med svensk version. Gratis för upp till 5 fakturor per månad, därefter 129-299 kr/mån.
Fördelar:
- ✓ Helt gratis för små volymer
- ✓ Mycket lättanvänt
- ✓ Mobilapp (iOS/Android)
- ✓ Offerter → faktura
Begränsningar:
- × Ingen e-faktura på gratisplanen
- × Begränsat ROT/RUT-stöd
- × Ingen bokföring
5. Fakturan.nu
Enkelt svenskt system
129 kr/mån
obegränsat fakturor
Svenskt faktureringsprogram med fokus på enkelhet. Automatiska påminnelser och inkassokrav via "Auto Mode".
Fördelar:
- ✓ Mycket enkelt gränssnitt
- ✓ Svenskt stöd
- ✓ Automatiska påminnelser
- ✓ Fast pris
Begränsningar:
- × Ingen bokföring
- × Begränsat ROT/RUT
- × Ingen e-faktura
6. Bokio
Gratis bokföring + fakturering (annonsstödd)
Helt gratis grundversion med annonser. Bra för nystartade företag.
7. Visma eEkonomi
från 199 kr/mån
Del av Vismas stora ekosystem. Bra för företag som redan använder Visma-produkter.
8. Acconomy
från 199 kr/mån
Svensk molntjänst med automatisk bokföring. 5 steg till färdig faktura.
9. Billysbilling
från 99 kr/mån
Danskt system med svensk version. Mycket prisvärt men begränsat svenskt stöd.
10. INV24
från 149 kr/mån
Faktureringsprogram med lagerhantering. Passar företag som säljer produkter.
Prisjämförelse: Vad kostar fakturaprogram verkligen?
Utöver månadsavgiften finns dolda kostnader att tänka på. Här är en komplett kostnadsanalys för ett småföretag med 30 fakturor/månad:
| Kostnad | Gratis (Zervant) | Fakturaprogram (Speedledger) | Allt-i-ett (ByggLog) |
|---|---|---|---|
| Månadskostnad | 0 kr (5 fakturor) | 149 kr | 399 kr (3 användare) |
| E-faktura (10 st/mån) | Stöds ej | 30 kr (3 kr/st) | Ingår |
| Bokföring | Separat system | + 235 kr (totalt 384) | Export till Fortnox |
| Extra användare | ~100 kr/mån | ~100 kr/mån | 3 ingår, +50 kr/extra |
| Projekthantering | Stöds ej | Stöds ej | Ingår |
| Total/månad | 299+ kr (Premium) | 414 kr | 399 kr |
💡 Insikt: För serviceföretag med projekt och team blir allt-i-ett-system som ByggLog ofta billigare än att kombinera separata verktyg för fakturering, projektstyrning och tidrapportering. En enda licens på 399 kr ersätter ofta 3-4 olika tjänster.
ROT och RUT-avdrag: Vad småföretag behöver veta
Om ditt småföretag arbetar med privatpersoner inom renovering, reparation, underhåll (ROT) eller hushållsnära tjänster (RUT) är korrekt hantering av skatteavdraget kritiskt. Här är vad ditt fakturaprogram måste klara:
Grundregler ROT och RUT 2025
ROT-avdrag (Renovering)
- • 50% av arbetskostnaden (tillfälligt 12 maj - 31 dec 2025)
- • Max 50 000 kr per person och år
- • Gäller bygg, VVS, el, måleri m.m.
- • Kunden drar av direkt från fakturan
RUT-avdrag (Hushållstjänster)
- • 50% av arbetskostnaden
- • Max 75 000 kr per person och år
- • Gäller städning, trädgård, flytthjälp m.m.
- • Begränsat för företag (max 50 000 kr)
Vad fakturaprogrammet måste kunna
Automatisk beräkning
Systemet delar automatiskt upp material och arbetskostnad, beräknar avdraget korrekt
Kundens kvarvarande utrymme
Spåra hur mycket varje kund har kvar av sitt årliga maxbelopp
Skatteverket-rapport
Generera XML-fil för inrapportering (HI, HU-20 blankett)
Betalningsstatus
Visa betalda vs obetalda ROT/RUT-fakturor i rapporten
✓ Fullständigt stöd
- • ByggLog
- • Speedledger
- • Fortnox
⚠ Begränsat stöd
- • Bokio (bas)
- • Visma eEkonomi
✗ Inget stöd
- • Zervant
- • Fakturan.nu
- • Billysbilling
Läs mer om ROT-avdrag 2025 i vår kompletta guide till ROT-avdrag.
Integration och mobilanvändning för småföretag
För moderna småföretag är mobilåtkomst och integration med andra verktyg avgörande. Här är vad du bör kräva 2025:
Mobilapp vs webbgränssnitt
Native mobilappar (iOS/Android)
Fördelar:
- • Push-notiser vid betalning
- • Fungerar offline (fakturutkast)
- • Snabbare kameraåtkomst för kvitton
- • Optimerad för touchskärm
Program med bra appar:
- • ByggLog (iOS + Android)
- • Zervant (iOS + Android)
- • Fortnox (iOS + Android)
Responsiv webbapp
Fördelar:
- • Ingen installation behövs
- • Automatiska uppdateringar
- • Fungerar på alla enheter
- • Ingen appbutik-granskning
Program med responsiv webb:
- • Speedledger
- • Fakturan.nu
- • Bokio
Viktiga integrationer för småföretag
Internetbank
Automatisk import av kontotransaktioner för avprickning av fakturor.
Stöds av: Speedledger, Fortnox, ByggLog (via Fortnox export)
E-postintegration
Skicka fakturor direkt från Gmail/Outlook med ditt företags e-post.
De flesta program stödjer SMTP-konfiguration
Bokföringsprogram
Export till Fortnox, Visma eller annan bokföringsprogramvara.
ByggLog → Fortnox, Speedledger (inbyggt), Zervant → flera
Tidrapportering
Koppla arbetade timmar direkt till fakturor (konsulter, serviceföretag).
ByggLog (inbyggt), Fortnox (tillägg), Zervant (begränsat)
Checklista: Så väljer du rätt fakturaprogram
Innan du bestämmer dig - gå igenom denna checklista för att säkerställa att systemet passar ditt småföretag:
✓ Grundläggande krav (obligatoriskt)
+ För växande småföretag
++ För serviceföretag och hantverkare
Sammanfattning: Våra rekommendationer 2025
För serviceföretag och hantverkare
ByggLog - Komplett lösning med fakturering, projekt, tidrapporter och ROT/RUT. Perfekt för bygg, VVS, el, måleri.
Från 399 kr/mån (3 användare)
Testa ByggLog gratis →För konsulter och frilansare
Zervant (gratis) eller Speedledger (med bokföring). Enkelt, prisvärt och alla funktioner du behöver.
0-384 kr/mån
För växande företag (10-50 anst.)
Fortnox - Branschstandard med komplett ekonomi, lön och massvis av integrationer. Skalas med verksamheten.
Från 500 kr/mån
Nästa steg
- 1Testa gratis: De flesta system erbjuder 14 dagars gratis test. Skapa ett konto och prova med riktiga fakturor.
- 2Importera kundregister: De flesta system kan importera från Excel/CSV. Spar mycket tid.
- 3Skicka testfaktura: Testa hela flödet från skapande till utskick. Skicka till dig själv först.
- 4Utvärdera efter 7 dagar: Känns systemet intuitivt? Sparar det tid? Passar det ditt arbetssätt?