Elektronisk signering för byggföretag: Komplett guide 2025
Elektronisk signering har revolutionerat hur byggföretag hanterar offerter, kontrakt och avtal. Med digitala signaturer kan du få avtal signerade på minuter istället för dagar, minska administration och förbättra kundupplevelsen. Här är allt du behöver veta om elektronisk signering i byggbranschen.
Sammanfattning
- ✓Elektroniska signaturer är juridiskt bindande i hela EU enligt eIDAS-förordningen
- ✓Minska handläggningstiden från dagar till minuter för offerter och kontrakt
- ✓Förbättrad kundupplevelse – kunder kan signera direkt på sin mobil
- ✓Spårbarhet – alla signaturer tidsstämplas och lagras säkert
Vad är elektronisk signering?
Elektronisk signering (även kallat e-signering eller digital signatur) är en metod för att signera dokument digitalt utan att behöva skriva ut, signera för hand och skanna in. Istället använder man sin dator, surfplatta eller mobiltelefon för att godkänna och signera dokument med juridisk giltighet.
I praktiken innebär det att du som kund får en länk via e-post eller SMS, klickar på den, granskar dokumentet och signerar genom att rita din namnteckning på skärmen eller klicka på en "Godkänn"-knapp. Hela processen tar vanligtvis mindre än en minut.
Elektronisk vs Digital signatur – skillnaden
Elektronisk signatur är ett brett begrepp som omfattar alla typer av digitala signaturer – från en enkel namnteckning på skärmen till avancerade kryptografiska signaturer.
Digital signatur är en mer specifik term som ofta refererar till kryptografiskt säkrade signaturer med certifikat (t.ex. BankID).
I vardagligt tal används termerna ofta synonymt, och båda är juridiskt bindande enligt EU:s eIDAS-förordning.
Juridiskt ramverk – eIDAS och svensk lag
Elektroniska signaturer är helt lagliga och juridiskt bindande i hela EU tack vare eIDAS-förordningen (Electronic Identification and Trust Services) som trädde i kraft 2016.
Tre nivåer av elektroniska signaturer
1. Enkel elektronisk signatur (EES)
Den vanligaste typen – används för de flesta affärstransaktioner. Exempel: namnteckning på skärmen, kryssruta, eller klick på "Godkänn".
✓ Juridiskt bindande för de flesta avtal
✓ Perfekt för offerter, beställningar och kontrakt i byggbranschen
2. Avancerad elektronisk signatur (AES)
Kopplas unikt till signeraren och kan upptäcka ändringar i dokumentet efter signering.
✓ Högre säkerhetsnivå
✓ Används ofta med BankID eller motsvarande
3. Kvalificerad elektronisk signatur (QES)
Högsta säkerhetsnivån – motsvarar en handskriven signatur i alla juridiska sammanhang.
✓ Krävs för vissa officiella dokument (t.ex. fastighetsköp)
✓ Utfärdas av certifierade myndigheter
✓ För byggbranschen
För de allra flesta dokument i byggbranschen – offerter, kontrakt, beställningar, ändringsorder – räcker en enkel eller avancerad elektronisk signatur. Kvalificerade signaturer behövs endast för fastighetsöverlåtelser och andra speciella juridiska dokument.
Hur fungerar elektronisk signering tekniskt?
Processen för elektronisk signering är enkel både för företaget som skickar dokumentet och för kunden som ska signera. Här är stegen:
Företaget skapar dokumentet
Byggföretaget skapar en offert eller ett kontrakt i sitt system (t.ex. ByggLog) med alla detaljer, priser och villkor.
Skickar länk till kunden
Kunden får en unik länk via e-post eller SMS som leder till en säker signeringssida. Länken är giltig under en viss tid och kan endast användas en gång.
Kunden granskar dokumentet
Kunden öppnar länken på sin dator, surfplatta eller mobil och kan läsa igenom hela dokumentet innan signering.
Signering med finger eller mus
Kunden ritar sin namnteckning direkt på skärmen (med finger på mobil eller mus på dator). Signaturen fångas digitalt och konverteras till en bild.
Tidsstämpling och lagring
Systemet tidsstämplar signaturen, sparar IP-adress och användarinformation, och lagrar det signerade dokumentet säkert. Både företag och kund får bekräftelse via e-post.
Projekt startar automatiskt
I moderna system (som ByggLog) skapas projektet automatiskt när kunden har signerat, och alla detaljer från offerten överförs direkt till projektet.
Praktiskt exempel: Elektronisk signering i ByggLog
För att göra det konkret, här är exakt hur elektronisk signering fungerar när ett byggföretag använder ByggLog för att skicka en offert till en kund:
Steg-för-steg: Från offert till signerat avtal
1. Byggföretaget skapar offerten
Företaget loggar in i ByggLog, skapar en ny offert med projektnamn, kundinformation, arbeten, material och pris. De kan välja mellan olika prismodeller (timdebitering, fast pris, eller löpande räkning).
2. Skickar offerten via e-post
Med ett knapptryck skickas offerten till kundens e-postadress. Kunden får en länk som leder till en säker signeringssida där de kan granska offerten.
3. Kunden öppnar länken
Kunden klickar på länken i mailet och öppnar offerten på sin mobil, surfplatta eller dator. De ser all information om projektet: vad som ska göras, pris, betalningsvillkor, och eventuellt ROT-avdrag.
4. Ritar sin namnteckning
På signeringssidan finns en canvas där kunden ritar sin namnteckning med fingret (på mobil) eller musen (på dator). Systemet konverterar den ritade signaturen till en PNG-bild och sparar den som base64-kodad data.
canvas.toDataURL('image/png')5. Fyller i kunduppgifter
Efter signering omdirigeras kunden till ett formulär där de fyller i sina uppgifter: namn, adress, personnummer (om privatperson) eller organisationsnummer (om företag). För ROT-arbeten samlas även fastighetsbeteckning och andra relevanta uppgifter in.
6. Godkänner och bekräftar
När kunden klickar på "Godkänn och signera" sparas all information i databasen. Offertens status ändras till "accepted", och ett timestamp läggs till för när signeringen skedde.
7. Projekt skapas automatiskt
ByggLog skapar automatiskt ett nytt projekt baserat på den accepterade offerten. Alla detaljer – projektnamn, kund, arbetsuppgifter, budget – kopieras från offerten till projektet. Byggföretaget kan börja arbeta direkt!
⚡ Resultat
Hela processen – från att kunden öppnar länken till att projektet är skapat – tar mindre än 5 minuter. Jämfört med traditionella papperskontrakt som kan ta dagar eller veckor sparar detta enormt mycket tid.
Fördelar med elektronisk signering för byggföretag
Elektronisk signering ger konkreta fördelar som påverkar både effektivitet, kundnöjdhet och företagets lönsamhet:
⚡ Snabbare processer
Minska tid från offert till projektstart dramatiskt
- • Få offerter signerade på minuter istället för dagar
- • Eliminera väntetid för posthantering
- • Börja projektet samma dag som kunden accepterar
- • Inga förseningar på grund av "glömt att skicka tillbaka"
📱 Bättre kundupplevelse
Modern och smidig upplevelse som kunder förväntar sig
- • Kunden kan signera var som helst, när som helst
- • Fungerar på mobil, surfplatta och dator
- • Inget behov av skrivare eller scanner
- • Enkel och intuitiv process för alla åldrar
💰 Kostnadsbesparingar
Minska administrativa kostnader och pappersanvändning
- • Inga kostnader för utskrifter, kuvert och porto
- • Mindre tid spenderad på administration
- • Färre fel och omarbetningar
- • Lägre lagringskostnader (allt är digitalt)
📊 Spårbarhet och säkerhet
Full kontroll över vem som signerat och när
- • Automatisk tidsstämpling av alla signaturer
- • Loggning av IP-adress och användarinformation
- • Ingen risk för att dokument försvinner eller skadas
- • Enkel åtkomst till alla signerade dokument
🌱 Miljöfördelar
Förutom affärsfördelarna bidrar elektronisk signering till en mer hållbar verksamhet genom att eliminera pappersanvändning, transporter och energiförbrukning för utskrifter och förvaring.
Säkerhet och integritet vid elektronisk signering
En vanlig fråga om elektronisk signering är hur säker den egentligen är jämfört med traditionella handskrivna signaturer. Här är vad du behöver veta:
Säkerhetsmekanismer
🔒 Kryptering
All data överförs med HTTPS/TLS-kryptering, vilket innebär att informationen är skyddad under överföring mellan kund och server.
⏰ Tidsstämpling
Varje signatur får ett exakt tidsstämpel (timestamp) som visar när dokumentet signerades. Detta gör det omöjligt att manipulera eller ändra datum efteråt.
🌐 IP-loggning
Systemet sparar IP-adressen från vilken signaturen gjordes, vilket ger spårbarhet och kan användas som bevis om tvister skulle uppstå.
📧 E-postverifiering
Signeringslänken skickas till kundens verifierade e-postadress, vilket säkerställer att rätt person får tillgång till dokumentet.
🔗 Unika, tidsbegränsade länkar
Varje signeringslänk är unik, kan endast användas en gång, och upphör att gälla efter en viss tid (t.ex. 30 dagar).
✓ Säkrare än papperskontrakt
Elektroniska signaturer är faktiskt säkrare än traditionella handskrivna signaturer på papper. En handskriven signatur kan lätt förfalskas, medan elektroniska signaturer har inbyggda säkerhetsmekanismer som tidsstämpling, IP-loggning och kryptering som gör manipulation nästan omöjlig att genomföra utan att upptäckas.
GDPR och dataskydd
Alla system för elektronisk signering måste följa EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Det innebär att:
- • Personuppgifter lagras säkert och krypterat
- • Kunder har rätt att få ut sina uppgifter (dataportabilitet)
- • Kunder kan begära radering av sina uppgifter efter avslutad transaktion
- • Företaget måste informera om hur data används
Vanliga frågor om elektronisk signering
Är elektroniska signaturer juridiskt bindande i Sverige?▼
Hur säker är en elektronisk signatur jämfört med en handskriven?▼
Kan kunder signera på sin mobiltelefon?▼
Vad händer om kunden inte har BankID?▼
Hur länge sparas signerade dokument?▼
Kan jag använda elektroniska signaturer för ROT-avdrag?▼
Vad händer om kunden ångrar sig efter signering?▼
Kostar det extra att använda elektroniska signaturer?▼
Börja använda elektronisk signering idag med ByggLog
Med ByggLog får du inbyggd elektronisk signering för alla dina offerter och kontrakt. Ingen extra kostnad, ingen krånglig integration – allt är klart från start. Dina kunder kan signera på sin mobil och projekt startar automatiskt när de accepterar.
Relaterade artiklar och funktioner: