VVS Projekthantering: Komplett Guide för Rörmokare & VVS-företag 2025
Tre badrumsrenoveringar samtidigt, materialbeställningar som fastnar hos grossisten, och kunder som undrar varför fakturan blev högre än offerten? VVS-projekt kräver helt andra verktyg än vanlig bygghantering. Här är din guide till effektiv projekthantering skräddarsydd för rörmokare.
Varför behöver VVS-företag särskild projekthantering?
Du har precis fått tre badrumsrenoveringar bekräftade samma vecka. Fantastiskt! Men nu börjar verkligheten. Kund nummer ett vill ha handduschset från Tapwell – du måste kolla pris och leveranstid. Kund två undrar när ni börjar. Den tredje ändrade sig och vill ha golvvärme också. Samtidigt ligger ett halvfärdigt köksjobb där ni väntar på del till diskblandaren, och telefonen ringer från en arg kund vars toalett läcker – fast det var två år sen ni gjorde det jobbet.
Det här är vardagen för VVS-företag. Standardverktyg för projektledning förstår inte att material beställs från tre olika grossister, att ni behöver spåra vilken installatör som gjorde vad (för garantiärenden), eller att ROT-avdraget måste beräknas korrekt på varje faktura. VVS-specifik projekthantering löser exakt dessa problem.
Vad gör VVS-projekthantering speciell?
- •Materialspårning: Koppla beställningar från VVS-Butiken, Dahl, Ahlsell direkt till rätt projekt och kund
- •Flerdagarsjobb: Badrum och kök tar 3-7 dagar – systemet måste hantera tidrapportering per dag och etapp
- •ROT-integration: Beräkna arbets- och materialkostnader automatiskt enligt Skatteverkets regler
- •Garantidokumentation: Spara bilder, installatörsnamn och material per projekt (viktigt vid reklamationer)
- •Kundkommunikation: Låt kunder följa framsteg och godkänna ÄTA digitalt (minskar missförstånd)
Typiska utmaningar i VVS-projekt (och hur du löser dem)
Låt oss vara ärliga – VVS-projekt är komplexa. En badrumsrenovering innehåller mer än bara att montera kakel och rör. Du ska koordinera murat golv, el-dragning, ventilation, och allt ska tätskiktas och besiktigas. Här är de vanligaste problemen och vad du kan göra åt dem:
Problem 1: Material kommer inte i tid
Du står på plats, redo att installera golvvärme. Men slangarna ligger fortfarande på Ahlsells lager i Västerås. Ingen mailade dig när de kom in, och nu har du förlorat en hel arbetsdag.
Lösning:
Moderna VVS-system kopplar beställningar till projekt och skickar notiser när leverans registreras. ByggLog integrerar med leverantörer så du ser leveransstatus direkt i projektet. Inga fler telefonsamtal för att kolla leveranser.
Problem 2: Timmarna kommer inte med på fakturan
Din montör jobbade två extra dagar på ett badrum för att fixa en vattenledning som var i vägen. Han glömde rapportera timmarna. Nu har du fakturerat kunden för fyra dagars arbete när ni jobbade sex.
Lösning:
Med en app för tidrapportering rapporterar montören timmar varje dag direkt från mobilen. Systemet påminner om ej rapporterad tid och validerar att allt finns med innan faktura skapas. ByggLog visar en realtidsöversikt av timmar per projekt.
Problem 3: Kunden godkände aldrig ÄTA
Mitt under en köksrenovering upptäcker ni rötskador under diskbänken. Ni åtgärdar det direkt – självklart. Men kunden påstår senare att hen aldrig godkände jobbet och vägrar betala för det.
Lösning:
Skicka ÄTA digitalt från mobilen med bilder på skadan. Kunden godkänner med BankID eller e-signering direkt i telefonen. Allt är dokumenterat med tidsstämpel och signatur. Inga fler tvister om vad som var överenskommet.
Problem 4: Garantiärenden blir kaos
En kund ringer och säger att deras duschblandare läcker. Ni renoverade badrummet för två år sen. Problemet? Ni minns inte vilken blandare ni monterade, vem som gjorde jobbet, eller var kvittot finns.
Lösning:
Ett VVS-projektverktyg sparar alla bilder, artiklar och installatörer per projekt. Sök på kundens namn, och du ser omedelbart vad ni gjorde, vilka material ni använde, och vilken garanti som gäller. Många system påminner även när garantitider snart går ut.
Materialhantering i VVS-projekt: från beställning till faktura
Material är hälften av kostnaden i ett VVS-projekt. En badrumsrenovering kan lätt innebära 50 000-80 000 kr bara i material. Om du inte spårar vad som går till vilket projekt tappar du pengar. Period.
Så hanterar du material smartare:
Beställ direkt från projektet
När du skapar ett projekt i ByggLog lägger du till alla artiklar du behöver. Klicka på "Beställ" och systemet skickar beställningen till din grossist (Ahlsell, Dahl, VVS-Butiken). Allt kopplas automatiskt till projektet.
Registrera extra material direkt
Upptäcker du på plats att ni behöver extra kopplingar? Scanna streckkoden med mobilen eller sök i katalogen. Lägg till i projektet. Skapa automatiskt ett ÄTA som kunden kan godkänna digitalt. Ingen fakturerad artikel går förlorad.
Spåra leveranser i realtid
Moderna system visar leveransstatus direkt från grossisten. Du ser vad som är beställt, vad som är på väg, och vad som är levererat. Systemet notifierar dig när allt är på plats så du kan planera installation.
Automatisk fakturering
När projektet är klart genereras fakturan automatiskt med alla material, timmar och ÄTA. ROT-avdraget beräknas korrekt. Materialkostnader och arbetskostnader separeras enligt Skatteverkets regler. Ett knapptryck, färdig faktura.
💡 Pro-tips: Skapa mallar för vanliga jobb (badrumsrenovering 4 kvm, standardkök, etc.) med alla standardartiklar redan inlagda. När du startar ett nytt projekt väljer du mallen och justerar. Sparar 30 minuter per offert.
Hantera flerdagarsprojekt: badrum och kök
En badrumsrenovering tar sällan en dag. Oftast pratar vi 4-7 arbetsdagar, ibland mer. Under den tiden händer det mycket: rivning, golvjobb, plåtslagare, kakel, VVS-installation, besiktning. Hur håller du koll på allt?
Dela upp projektet i faser
Varje badrumsrenovering har samma grundfaser. Skapa dem i ditt projektverktyg:
Rivning och förberedelse
Rivning av gammalt, kontroll av stammar, golv
Golvjobb och tätskikt
Golvvärme, gjutning, tätskikt, besiktning
VVS-installation
Rördragning, kopplingar, provtryckning
Ytskikt och slutarbete
Kakel, installation av blandare och produkter
Slutbesiktning och dokumentation
Slutjustering, fotografering, överlämnande
Tidrapportering per fas
När din montör rapporterar timmar för dagen kopplar han dem till rätt fas. Det ger dig exakt koll på vad som tog längst tid. Efter projektet kan du analysera: "Golvjobbet tog två dagar längre än beräknat – varför?" Nästa gång justerar du offerten.
I ByggLog: Montören öppnar appen, väljer projekt "Badrum Svensson", klickar på "Fas 3: VVS-installation", skriver timmarna. Klart på 20 sekunder. Timmarna syns direkt i projektet och i realtids-kostnadsuppföljning.
Kommunicera framsteg till kunden
Kunder blir oroliga när de inte hör något. En badrumsrenovering kostar 150 000-250 000 kr. Det är normalt att de vill veta vad som händer. Istället för att ringa varje kväll, låt systemet göra jobbet.
- •När en fas avslutas får kunden automatiskt en uppdatering via email/SMS
- •Ladda upp bilder från bygget – kunden ser framstegen i en kundportal
- •Vid ÄTA får kunden notis direkt med beskrivning och pris att godkänna
Resultat? Färre telefonsamtal, nöjdare kunder, bättre recensioner.
Kundkommunikation som faktiskt fungerar
"När börjar ni?" "Varför blev det dyrare?" "Hur långt har ni kommit?" "Kan jag se bilder?" Om du kör VVS-företag har du hört dessa frågor hundra gånger. Problemet är inte kunderna – problemet är att de inte har information.
Skapa en kundportal för varje projekt
Moderna VVS-system ger varje kund tillgång till en portal där de kan:
Se projektframsteg
"Fas 2 av 5 klar – Golvjobb och tätskikt slutfört, besiktning godkänd"
Titta på bilder från bygget
Montören laddar upp bilder direkt från mobilen – kunden ser dem i realtid
Godkänna ÄTA digitalt
"Vi hittade rötskador – klicka här för att se bilder och godkänna åtgärd (8 400 kr)"
Signera dokument
Slutbesiktning, garantidokument, ROT-godkännande – allt signerats digitalt
Se garantiinformation
Vilka produkter har garanti, hur länge, och vem kontaktar de vid problem?
💡 Verklig effekt: VVS-företag som infört kundportal rapporterar 60-70% färre störande telefonsamtal. Kunder känner sig tryggare och skriver bättre recensioner. Och när projekt är klart har kunden redan sett allt – inga obehagliga överraskningar.
Garantihantering och dokumentation som räddar dig senare
Det är två år sedan ni renoverade badrummet hos familjen Karlsson. Nu ringer de: "Duschen läcker!" Din första tanke: Vad gjorde vi egentligen där? Vem gjorde jobbet? Vilken blandare monterade vi? Var är kvittot?
Om du har ett ordentligt VVS-projektverktyg tar det 30 sekunder att hitta svaret. Om du inte har det... lycka till med att gräva i gamla fakturor och hoppas att montören minns.
Vad bör dokumenteras i varje VVS-projekt?
📸 Bilder före, under och efter
Ta bilder av allt. Befintligt skick, rördragningar innan kakel, slutresultat. Ladda upp direkt från mobilen till projektet. Vid reklamationer kan du bevisa exakt vad ni gjorde.
🔧 Alla installerade produkter
Varje blandare, varje golvvärmeslang, varje toalettstol. Spara artikelnummer, tillverkare och inköpsdatum. Moderna system gör detta automatiskt när du registrerar material i projektet.
👷 Vem som gjorde vad
När någon rapporterar tid på projektet sparas deras namn. Vid garantiärende vet du exakt vem som installerade det som är fel och kan ringa montören direkt för att få bakgrunden.
📋 Besiktningsprotokoll
Tätskiktsbesiktning, slutbesiktning, provtryckningsprotokoll. Ladda upp som PDF eller fotografera dokumentet. Allt finns samlat i projektet.
⚠️ Garantitider
Olika produkter har olika garantier. Ett bra system registrerar garantitid automatiskt baserat på produkt och påminner dig när den går ut (så du kan följa upp med kunden).
Så använder du dokumentationen vid garantiärenden
- 1.Kund ringer med problem – Sök upp projektet i systemet på kundens namn eller adress
- 2.Se installationsdetaljer – Vilken produkt installerades, när, och av vem?
- 3.Kontrollera garantin – Gäller tillverkarens garanti fortfarande?
- 4.Ring installatören – Få bakgrund om installationen och eventuella speciallösningar
- 5.Boka servicebesök – Skapa nytt ärende kopplat till originalprojektet, fakturera korrekt
Med ByggLog: Hela processen tar mindre än 5 minuter. Utan system kan samma ärende ta timmar av letande i gamla fakturor och telefonsamtal.
ByggLog – projekthantering byggd för VVS-företag
Vi har pratat mycket om vad ett VVS-projektverktyg bör göra. ByggLog är byggt exakt för detta. Inte generisk projekthantering – specifikt för hantverksföretag som jobbar med VVS, bygg, måleri och liknande.
Offert till faktura på 30 min
Skapa offert med mallar, kunden godkänner digitalt, projektet skapas automatiskt, montörer rapporterar tid, faktura genereras. Hela flödet i ett system.
Tidrapportering från mobilen
Montören rapporterar timmar direkt i appen. Väljer projekt, fas, antal timmar. 20 sekunder. Timmarna syns direkt i projektet och påverkar lönsamhetsberäkningen i realtid.
Materialspårning
Registrera material, koppla till projekt, beställ från grossist. Allt sparas för garantiärenden. Inget material glöms bort på fakturan. Fullständig kostnadskontroll.
ROT-avdrag automatiskt
Beräknar ROT-avdrag korrekt enligt Skatteverkets regler. Separerar material och arbete. Skickar godkännandemail till kund. Rapporterar till Skatteverket. Du behöver inte tänka.
Kundportal
Kunden ser framsteg, bilder, dokument och kan godkänna ÄTA digitalt. Resultatet? 60% färre störande telefonsamtal och nöjdare kunder som skriver bättre recensioner.
Dokumentation och garantier
Alla bilder, artiklar, besiktningsprotokoll sparas per projekt. Vid garantiärende hittar du allt på 30 sekunder. Inga fler timmar av letande i gamla papper.
Prova ByggLog gratis i 14 dagar
Inget betalkort behövs. Full tillgång till alla funktioner. Vi hjälper dig komma igång med personlig onboarding. Fungerar på telefon, surfplatta och dator.
Kom igång med VVS-projekthantering på rätt sätt
Du är övertygad. Du ska digitalisera projekthanteringen. Men hur börjar du utan att allt havererar? Här är steg-för-steg-planen som fungerar:
Välj ett system och testa ordentligt
Skapa ett riktigt testprojekt i systemet. Inte bara klicka runt – skapa faktiskt en offert för ett badrumsrenovering, lägg till material, simulera tidrapportering, generera en faktura. Det tar 2 timmar men du lär dig mer än av 100 YouTube-videos.
Skapa mallar för vanliga jobb
Badrumsrenovering 4 kvm, badrumsrenovering 6 kvm, standardkök 10 kvm, värmepumpsinstallation, etc. Lägg in alla vanliga material och uppskattade timmar. När du startar ett nytt projekt väljer du mall och justerar. Sparar 30-45 minuter per offert.
Starta med ETT projekt
Kör inte igång alla projekt samtidigt. Välj nästa badrumsrenovering. Kör hela processen i systemet från offert till färdig faktura. Lär dig på vägen. När det funkar smärtfritt – då skalar du upp till alla projekt.
Utbilda montörerna på 30 minuter
Visa appen. Förklara: "Du öppnar appen, väljer projekt, skriver timmar för dagen. Klart." Det tar bokstavligen 20 sekunder att rapportera tid. Om montören klarar att skicka SMS klarar hen att använda appen. Överdramatisera inte.
Följ upp veckovis första månaden
Kolla varje fredag: Rapporterar alla tid? Registreras material korrekt? Följer kunderna projekten i portalen? Första månaden behöver du vara på bollen. Efter det rullar det på automatiskt.
Mät resultatet efter 2 månader
Hur många timmar lägger du på administration nu jämfört med innan? Hur många telefonsamtal från kunder per projekt? Hur snabbt kommer fakturorna ut? Hur många timmars arbete glöms bort? Du kommer se skillnaden direkt i siffror.
⏱️ Tidsbesparing: VVS-företag som infört projekthantering rapporterar i snitt 15-20 timmar mindre administration per månad. Det är 2-3 dagars arbete du kan lägga på faktiska VVS-jobb istället för pappersarbete.
Vanliga frågor om VVS-projekthantering
Vad är VVS projekthantering?
VVS projekthantering är ett system för att strukturera och administrera VVS-projekt från offert till färdig faktura. Det inkluderar materialbeställning, tidrapportering, kundkommunikation, dokumentation, garantihantering och ekonomisk uppföljning specifikt anpassat för rörmokare och VVS-företag. Till skillnad från generiska projektverktyg är det byggt för hantverkets unika behov som ROT-avdrag, materialspårning från grossister och garantidokumentation.
Hur hanterar jag material i VVS-projekt?
Moderna VVS-system kopplar materialbeställningar direkt till projekt, importerar leverantörspriser automatiskt från VVS-Butiken, Dahl eller Ahlsell, spårar leveranser och skapar ÄTA för extra material. Du kan beställa från mobilen på plats, scanna streckkoder och få allt kopplat till rätt projekt för korrekt fakturering. Systemet sparar även all materialinformation för garantiärenden och framtida referens.
Hur lång tid tar det att lära sig ett VVS-projektverktyg?
De flesta VVS-montörer är igång efter 1-2 timmar introduktion. Tidrapportering och materialregistrering fungerar intuitivt – om du kan skicka SMS kan du rapportera timmar i appen. Mer avancerade funktioner som offerter och garantiadministration tar 1-2 veckor att behärska fullt ut. Moderna system är byggda för hantverkare, inte IT-personal. ByggLog erbjuder personlig onboarding och fri support så du kommer igång snabbt.
Vad kostar ett projekthanteringssystem för VVS-företag?
Priset varierar mellan 300-800 kr per användare och månad beroende på funktionalitet. ByggLog kostar från 349 kr/användare/månad och inkluderar tidrapportering, projekthantering, fakturering, ROT-avdrag, kundportal och mobil app. Du sparar ofta 15-20 timmar administration per månad, vilket snabbt betalar sig själv. Räkna: 20 timmar × 500 kr/timme = 10 000 kr sparade per månad för ett företag med 2-3 montörer.
Kan systemet hantera ROT-avdrag för VVS-arbeten?
Ja, moderna VVS-projektverktyg beräknar ROT-avdrag automatiskt baserat på arbetstyp och lön/material-fördelning. Systemet separerar arbetskostnad och materialkostnad enligt Skatteverkets regler, skapar godkännandemail till kund med BankID-signering, rapporterar till Skatteverket via API och hanterar hela processen digitalt. ROT-underlaget följer automatiskt med fakturan. Du behöver inte räkna eller fylla i formulär manuellt.
Hur hanterar jag garantier för badrumsrenoveringar?
Ett bra VVS-system sparar alla bilder, dokument och installatörsnamn per projekt. När en garanti aktiveras (kund ringer med problem) söker du upp projektet och hittar omedelbart vem som gjorde jobbet, vilka material som användes, vilka garantier som gäller och alla relevanta dokument från installationen. Många system skickar även påminnelser när garantitider går ut så du kan följa upp proaktivt. Detta sparar timmar av letande och skapar professionell service.
Redo att förenkla dina VVS-projekt?
Sluta lägga timmar på pappersarbete. Börja fokusera på det du är bra på – VVS. Prova ByggLog gratis i 14 dagar. Inget betalkort behövs.
✓ Ingen bindningstid • ✓ Svensk support • ✓ Personlig onboarding
Läs även dessa artiklar
Tidrapport app för bygg – så automatiserar ByggLog hela flödet
Upptäck hur ByggLogs tidrapporteringsapp kopplar ihop offert, projekt, timmar, kostnader och fakturering för byggföretag...
Tidrapportering bygg 2025: Komplett guide för byggföretag | ByggLog
Allt om tidrapportering i byggbranschen 2025: Digital tidsregistrering, mobilappar, bästa praxis, integration med lön oc...
Effektiv konsult tidrapportering – Komplett guide 2025 | ByggLog
Effektiv konsult tidrapportering för byggföretag. Lär dig allt om effektiv konsult tidrapportering med vår kompletta gui...
Effektiv vvs tidrapportering – Komplett guide 2025 | ByggLog
Effektiv vvs tidrapportering för byggföretag. Lär dig allt om effektiv vvs tidrapportering med vår kompletta guide. Tips...