Tidrapport app för byggföretag – komplett genomgång av ByggLog

I byggprojekt är varje timme kopplad till material, maskiner och ofta flera underentreprenörer. När tidrapporteringen sker på papper eller i generella verktyg tappar du koll på vad som hör till ROT, vad som ska vidarefaktureras och vilka timmar som ger rätt till OB. En specialiserad tidrapport-app gör att alla poster hamnar på rätt projekt, etapp och kostnadsställe direkt vid registreringen.

ByggLogs app är utvecklad tillsammans med svenska byggföretag. Vi kombinerar enkel rapportering i mobilen med kopplingar till offertflödet, projektekonomin och faktureringen. Resultatet är att ledningen ser beläggning och täckningsbidrag i realtid, medan hantverkare slipper krångliga formulär – de checkar in på ett projekt, väljer aktivitet och bifogar foto på materialet. Allt synkar automatiskt till projektskärmen.

När en offert signeras i ByggLog startas projektet automatiskt. Projektmallen anger om uppdraget ska faktureras löpande, enligt fast pris eller dela upp i milstolpar. Tidrapporteringen vet därför redan från start vilka aktiviteter, kostnadsrader och resurser som ska vara tillgängliga. Om du jobbar med kalkyl på löpande timme aktiveras varningsnivåer – när timmarna närmar sig budget får projektledaren notis innan något hinner skena.

Anställda loggar tid via appen, direkt mot sin arbetsorder. Systemet särskiljer arbetstid, restid, maskintid, material och inköp. Varje post kan taggas mot en specifik ÄTA eller mot ett arbetsmoment i produktionsplanen. All data syns i projektets cockpit, så ekonomi, projektledning och kundtjänst har samma information utan att behöva ringa runt.

Bygglaget kan checka in och ut med två tryck. Appen fungerar offline – uppgifterna buffras och synkas så fort man får uppkoppling. Timmar kan delas upp i flera aktiviteter under samma dag, exempelvis ”Rivning”, ”Montering ställning” och ”Städ”. Varje post kan få kommentar, foto eller QR-skannat materialnummer.

För återkommande uppdrag går det att skapa favoritpass eller kopiera föregående dag. Vi stödjer även närvaro per GPS-zon, så att tid automatiskt kopplas när personalen anländer till byggplatsen. Det sparar tid på morgonen och gör att arbetsledaren ser vilka som är på plats utan att ringa.

Utöver timmar registrerar teamet även maskintid, materialplock och inköp. Appen har färdiga kategorier för ROT, maskinkonto, UE och egna kostnadskonton. När ett kvitto fotas extraherar systemet beloppen automatiskt och kopplar till korrekt projekt. Om kostnaden ska vidarefaktureras markeras det med ett klick.

ByggLog håller koll på vilka poster som är kunddebiterbara respektive interna. Du kan skapa regler – till exempel att maskintid över två timmar ska fördelas som uthyrning – och systemet räknar ut det i bakgrunden. Resultatet: budgetuppföljningen är alltid rätt, utan manuell sammanställning i Excel.

Tidrapporteringen skapar kompletta löneunderlag. OB, helgersättning, traktamenten och resetillägg triggas av regler som du sätter upp. Om en montör jobbar nattpass klassar appen det automatiskt som OB-tid, och traktamente föreslås om passet passerar midnatt på annan ort. Du kan även lägga in ackord eller bonus kopplade till specifika projektmoment.

När perioden är klar exporteras underlagen till Fortnox Lön, Visma eller andra system med ett klick. Varje rad innehåller referens till projekt och aktivitet, så att både löneadministratören och revisorn ser exakt var siffrorna kommer ifrån.

All rapporterad tid och alla kostnader ligger redo i fakturafönstret. Projektledaren kan skapa en delfaktura på valfri period, välja vilka aktiviteter som ska ingå och skicka den vidare för attest. När fakturan går iväg markeras dessa rader som fakturerade men sparas för historik – praktiskt om Skatteverket eller kunden vill se underlag.

Jobbar du med fast pris? Då visar ByggLog hur mycket av timbanken som är förbrukad och hur mycket marginal som återstår. För löpande arbeten kan du låta kunden logga in i kundportalen och följa upp beloppet i realtid. Slutfakturan skapas automatiskt när projektet stängs, och du väljer om kostnadsposterna ska nollställas eller fortsätta till nästa etapp.

Dashboarden visar hur många timmar som rapporterats per projekt, lag och aktivitet. Du ser beläggningsgrad per vecka och får varningar om ett projekt ligger över eller under plan. Budget vs utfall uppdateras varje gång en timme registreras. Du kan bryta ned på aktivitetsnivå för att se vilka moment som drar mest tid.

Rapporterna kan delas med platschefer i läget “bara läsning”, eller exporteras till Excel och BI-verktyg. Ekonomiteamet ser samtidigt täckningsbidrag per projekt, medan sälj får statistik över hur många timmar som ingår i olika typer av uppdrag. All data är i realtid, eftersom tidrapporteringen är kopplad direkt till kalkyl och fakturering.

Du behöver inte ett stort IT-projekt för att starta. Vi hjälper dig att importera aktiva projekt, skapa arbetsmoment och sätta rätt kostnadsställen. Tidrapportering och kostnadskategorier kommer från dina befintliga mallar, vilket gör att personalen känner igen sig från dag ett. Vi rekommenderar att börja med en pilotgrupp – till exempel ett större ROT-projekt – och sedan rulla ut till hela organisationen.

Under onboardingen visar vi hur tidrapporteringen kopplar till `/features/tidrapportering`, `/features/offerthantering` och `/features/fakturering`. Du bestämmer vilka som ska attestera timmar, hur ofta fakturor ska gå ut och vilka exportformat som löneavdelningen behöver. Efter första veckan har du ett automatiserat flöde som du kan skala upp.