Fastighetssystem 2025: Komplett Guide till Val, Funktioner & Integration

Ett fastighetssystem är ett affärssystem speciellt anpassat för fastighetsägares behov och processer. Det fungerar som det digitala navet där all fastighetsdata samlas – från ekonomisk förvaltning (hyresavisering, reskontra) till teknisk drift (felanmälan, besiktningar) och hyresgästkontakt.

Ett modernt fastighetssystem är webbaserat och har integrationer med ekonomisystem, banker och andra digitala tjänster.

Priset varierar kraftigt beroende på storlek och funktioner. Små bolag (10-50 objekt) betalar typiskt 2 000-5 000 kr/mån, medelstora bolag (50-200 objekt) 5 000-15 000 kr/mån, och stora bolag (200+ objekt) 15 000-50 000+ kr/mån.

Prismodellerna är vanligtvis per objekt/månad (5-50 kr/objekt), per användare/månad (200-800 kr/användare) eller fast månadsavgift. Kom ihåg att räkna med uppstartskostnader (5 000-30 000 kr) och eventuella kostnader för utbildning och datamigrering.

Det finns inget universellt "bästa" fastighetssystem – rätt val beror på dina specifika behov. Vitec och Momentum är etablerade all-in-one-lösningar för större bolag. Pigello och Real är moderna webbaserade system med bra användarvänlighet.

Tecta passar mindre bolag med transparent prissättning. För byggföretag kan en kombination av projekthanteringssystem (som ByggLog) och enklare förvaltningssystem vara optimalt. Testa alltid flera system innan beslut.

Valet mellan nischade system (best-of-breed) och all-in-one beror på företagets storlek och IT-resurser. All-in-one passar små till medelstora bolag som vill ha enkelhet – all data på ett ställe, inga integrationer, en leverantör.

Best-of-breed passar större bolag med IT-resurser – varje system är specialiserat och ofta mer avancerat, men kräver integrationer. Nischade system ger flexibilitet att byta ut delar, medan all-in-one ger snabbare implementation och lägre administrativt arbete.

En fullständig implementation tar vanligtvis 2-3 månader från beslut till fullt operativt system. Tidslinjen: Förberedelse (2-4 veckor) för datainventering och processkartläggning, Konfiguration (1-2 veckor) för systemuppsättning och integrationer, Datamigrering (1-3 veckor) för flytt av fastigheter och historisk data.

Utbildning (1 vecka) för alla användare, Driftsättning (1 dag) med rekommenderad parallellkörning, och Uppföljning (2-4 veckor) med kontinuerligt stöd. Mindre system kan implementeras snabbare, större och mer komplexa installationer kan ta längre tid.

Integration med ekonomisystem (Fortnox, Visma, Hogia, etc.) är starkt rekommenderat för att undvika dubbelarbete och fel. En integration gör att hyresavier, fakturor och betalningar automatiskt exporteras till bokföringen utan manuell överföring.

De flesta moderna fastighetssystem har färdiga integrationer med de vanligaste ekonomisystemen eller öppna API:er för att bygga egna kopplingar. Kontrollera alltid att din kombination stöds innan köp. Integrationen sparar vanligtvis 5-10 timmar per vecka i administrativt arbete.

Ja, de flesta heltäckande fastighetssystem (all-in-one) hanterar både bostäder och kommersiella lokaler. Systemen kan hantera olika avtalstyper, hyresmodeller och specifika behov för respektive kategori.

Vissa system har specialfunktioner för kommersiella fastigheter som fastighetsskötselplan, lokal-specifik mediauppföljning och komplexa avtalsstrukturer. Om du har både bostäder och lokaler, verifiera att systemet har stöd för blandad förvaltning innan du väljer.

Webbaserade system (molnbaserade) körs på leverantörens servrar och nås via webbläsare från alla enheter. Fördelar: Åtkomst överallt, automatiska uppdateringar, lägre IT-kostnader, bättre säkerhet, enklare skalning.

On-premise innebär installation på egna servrar. Nackdelar: Höga IT-kostnader, kräver egen serverdrift, manuella uppdateringar, begränsad åtkomst. Rekommendation 2025: Välj alltid webbaserat. On-premise är utdöende teknik som medför onödiga komplikationer och kostnader.

En hyresgästportal är en webbplats eller mobilapp där hyresgäster kan logga in och få självservice. Vanliga funktioner: Felanmälan med bilduppladdning, Visa aktuella och historiska avier, Ladda ner dokument och avtal, Kommunicera med förvaltaren, Boka gemensamma utrymmen (tvättstuga, lokal), Rapportera mätarställning, Se information om fastigheten.

Portaler minskar administrativ belastning på förvaltaren samtidigt som de ökar servicenivån för hyresgäster. De flesta moderna fastighetssystem har inbyggd hyresgästportal.

Byggföretag som förvaltar fastigheter har ofta andra behov än traditionella fastighetsbolag. De behöver kombinera projektledning med förvaltning. Viktiga funktioner för byggföretag: ROT/RUT-hantering för automatisk skattereduktion, Projektbudgetering kopplat till fastighetsobjekt, Tidrapportering per fastighet och projekt, Materialhantering och spårning.

För byggföretag kan en best-of-breed-strategi vara optimal – kombinera ett dedikerat projekthanteringssystem (som ByggLog) med ett enklare fastighetssystem för grundläggande förvaltning. ByggLog är specialbyggt för svenska byggföretag med inbyggd ROT-hantering.

De viktigaste integrationerna för ett modernt fastighetssystem: 1) Ekonomisystem (Fortnox, Visma, Hogia) för automatisk bokföring, 2) Bankintegration för automatisk betalningsavstämning, 3) BankID för digital signering av avtal, 4) Autogiro för automatiska hyresbetalningar, 5) Kivra/e-faktura för digitala avier, 6) Kreditupplysning (Bisnode, UC) för hyresgästkontroll, 7) E-mätare för automatisk mediaavläsning.

Kontrollera att systemet har öppna API:er för framtida integrationer även om alla integrationer inte finns färdiga.

Ja, men det kräver arbete. De flesta moderna system använder månads- eller årsavtal, inte fleråriga bindningstider. Vid byte: 1) Exportera all data från gamla systemet (fastigheter, avtal, hyresgäster, historik), 2) Migrera data till nya systemet, 3) Verifiera dataintegriteten, 4) Parallellkör systemen under en period.

Undvik därför dyra anpassningar i systemet – de gör byte svårare och dyrare. Välj system med öppna API:er och standardformat för dataexport. Kontrollera innan köp hur enkelt det är att få ut din data om du vill byta senare.