Som småföretagare står du inför en viktig utmaning: att hålla ordning på företagets ekonomi samtidigt som du driver verksamheten framåt. Bokföring är inte bara ett lagkrav—det är grunden för kloka affärsbeslut och en sund ekonomi.
Idag finns moderna verktyg som gör bokföringen enklare än någonsin. Med rätt system kan du automatisera det mesta, från fakturering till momsrapportering. I denna guide får du konkret vägledning för att sätta upp en bokföring som fungerar för ditt småföretag—oavsett om du är VVS-företagare, elektriker, målare eller driver annat serviceföretag.
Vad är Bokföring och Varför är det Viktigt?
Bokföring är det praktiska arbetet med att löpande registrera alla företagets ekonomiska händelser—inköp, försäljning, intäkter och kostnader. Varje transaktion dokumenteras med ett verifikationsnummer och en beskrivning.
Enligt bokföringslagen är alla företag bokföringsskyldiga. Det innebär att du måste:
- ✓Registrera alla affärshändelser löpande och kronologiskt
- ✓Spara alla verifikationer (kvitton, fakturor, kontoutdrag) i 7 år
- ✓Kunna visa en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning
- ✓Upprätta årsbokslut och deklaration baserat på bokföringen
Varför är Bokföring Avgörande för Småföretag?
Ekonomisk Kontroll
Se i realtid hur företaget går. Är du lönsam? Hur ser kassaflödet ut? Vilka kunder eller projekt ger bäst marginal? Bokföringen ger dig svar.
Lagkrav & Skatter
Skatteverket kräver korrekt bokföring för moms, preliminärskatt och årlig deklaration. Saknas underlag kan du få straffavgifter och skattetillägg.
Beslutsunderlag
Ska du anställa? Investera i ny utrustning? Ta ett lån? Bokföringen visar om du har råd och vad konsekvenserna blir.
Kreditvärdighet
Banker och leverantörer vill se ren bokföring innan de ger kredit. Bra bokföring öppnar dörrar för finansiering och bättre affärsvillkor.
Två Bokföringsmetoder: Kontant vs Fakturering
När du startar företag måste du välja bokföringsmetod. Valet påverkar när du bokför och hur mycket administrativt arbete som krävs.
1. Kontantmetoden (Vanligast för Småföretag)
Med kontantmetoden bokför du när pengar faktiskt betalas in eller ut. Det är betalningsdatumet som styr—inte fakturadatumet.
Exempel: Du skickar faktura 15 januari men kunden betalar 10 februari. Med kontantmetoden bokför du intäkten 10 februari när pengarna landar på kontot.
✓ Passar för:
- • Småföretag med omsättning under 3 miljoner kr/år
- • Företag med få transaktioner per månad
- • Nystartade företag som vill ha enkel bokföring
- • Serviceföretag med kontantbetalningar eller snabba kundbetalningar
2. Faktureringsmetoden (Obligatorisk vid Hög Omsättning)
Med faktureringsmetoden bokför du varje affärshändelse två gånger: en gång när faktura skickas (periodisering) och en gång när betalning sker.
Exempel: Faktura skickas 15 januari (bokföring 1: kundfordran och intäkt) och betalas 10 februari (bokföring 2: bank in, kundfordran ut).
⚠️ Obligatorisk vid:
- • Årsomsättning över 3 miljoner kronor
- • Aktiebolag som önskar periodisera (matcha intäkter och kostnader)
💡 Vilket Ska Du Välja?
För de flesta småföretag i byggbranschen och serviceverksamhet är kontantmetoden bäst i början. Du får bättre koll på kassaflödet och slipper dubbel bokföring. När företaget växer över 3 miljoner kr omsättning eller du behöver mer detaljerad periodisering, byt till faktureringsmetoden.
Hur Ofta Måste Du Bokföra? Skatteverkets Krav
Bokföringslagen ställer krav på hur ofta du måste bokföra beroende på företagets storlek. Här är reglerna:
Omsättning över 3 miljoner kr/år
Bokföring ska vara klar senast 50 dagar efter varje månad. Perioden måste vara låst innan du börjar bokföra nästa månad.
Exempel: Januari måste vara bokförd senast 22 mars.
Omsättning under 3 miljoner kr/år
Bokföring ska vara klar senast 50 dagar efter varje kalenderkvartal. Du kan bokföra kvartalsvis istället för månadsvis.
Exempel: Q1 (jan-mars) ska vara bokförd senast 19 maj.
Omsättning under 1 miljon kr/år (Förenklad)
Om du har max 50 verifikationer och 250 affärshändelser kan du bokföra senast 60 dagar efter verksamhetsårets slut, eller till deklarationsdagen för enskilda firmor utan EU-handel.
⚡ Kontantaffärer
Alla kontantaffärer (betalningar med kort, Swish, kontanter) ska bokföras senast följande arbetsdag. Detta gäller oavsett omsättning.
🎯 Rekommendation för Småföretag
Även om lagen tillåter kvartalsvis bokföring för mindre företag, rekommenderas månadsvis bokföring. Det ger dig bättre ekonomisk kontroll, underlättar momsdeklaration och gör att du upptäcker problem tidigt. Med moderna bokföringsprogram tar det bara några minuter per månad.
Momshantering i Bokföringen
Moms (mervärdesskatt) är en av de viktigaste delarna i småföretagets bokföring. Som momsregistrerat företag agerar du skatteuppbördare åt staten.
Så Fungerar Moms
Utgående Moms
Moms du tar ut från dina kunder när du säljer varor eller tjänster. I Sverige är normalskattesatsen 25% (12% för livsmedel, 6% för vissa tjänster).
Ingående Moms
Moms du betalar när du köper varor/tjänster till företaget. Denna moms kan du dra av i momsdeklarationen (momsavdrag).
💰 Momsavräkning
Skillnaden mellan utgående och ingående moms är vad du betalar till (eller får tillbaka från) Skatteverket:
Momsperioder för Småföretag
Du väljer momsperiod när du momsregistrerar företaget. Det påverkar hur ofta du deklarerar och betalar moms:
Månadsvis
Deklarera varje månad. Passar företag med hög omsättning eller många transaktioner.
Kvartalsvis (Vanligast)
Deklarera varje kvartal. Passar småföretag med omsättning under 40 miljoner kr. Balans mellan överblick och administration.
Årlig
Deklarera en gång per år. Endast för företag med omsättning under 1 miljon kr och få transaktioner.
⚠️ Viktigt om Momsdeklaration
- •Momsdeklarationen ska lämnas varje period, även om du inte har något att redovisa
- •Momsen ska vara betald och på Skatteverkets konto senast på förfallodagen
- •Glömd eller sen deklaration ger förseningsavgift på 1 000-1 500 kr
- •Använd Skatteverkets e-tjänst för snabb och säker inlämning
Bokföringsprogram för Småföretag 2025
Rätt bokföringsprogram gör enormt stor skillnad. Moderna molnbaserade system automatiserar det mesta och integreras med bank, fakturering och löner. Här är de bästa alternativen för småföretag:
Fortnox
Sveriges mest använda bokföringssystem
från 149 kr/mån
✓ Fördelar:
- • Molnbaserat - tillgängligt överallt
- • Stort ekosystem med integrationer
- • Automatisk bankavstämning
- • Kraftfulla analysverktyg
- • Svensk support
✗ Nackdelar:
- • Brantare inlärningskurva
- • Extra kostnader för tillägg
- • Kan kännas "för stort" för minsta företag
Passar: Växande småföretag som vill ha skalbart system med möjlighet att lägga till funktioner över tid.
Visma eEkonomi/eAccounting
Komplett ekonomisystem för småföretag
från 169 kr/mån
✓ Fördelar:
- • Användarvänligt gränssnitt
- • Enkel bokslut och deklaration
- • Bra bankintegrationer
- • Inkluderar fakturahantering
- • Bra för mindre aktiebolag
✗ Nackdelar:
- • Färre integrationer än Fortnox
- • Begränsad anpassning
- • Vissa avancerade funktioner saknas
Passar: Småföretag som vill ha allt-i-ett lösning utan krångel och värdesätter enkelhet.
Bokio
Gratis bokföring för småföretag
Gratis
Premium från 99 kr/mån
✓ Fördelar:
- • Helt gratis grundversion
- • Drag-and-drop bokföring
- • Faktura, lön och bokslut inkluderat
- • Snabb att komma igång
- • Perfekt för nystartade
✗ Nackdelar:
- • Begränsad support i gratisversion
- • Färre avancerade funktioner
- • Vissa integrationer kräver premium
Passar: Nystartade företag med tight budget som vill komma igång snabbt utan att belasta kassan.
SpeedLedger
Bokföring via banken
från 179 kr/mån
✓ Fördelar:
- • Automatisk bankintegration
- • Automatisk kontering av transaktioner
- • Enkel för nybörjare
- • Snabb momsrapportering
✗ Nackdelar:
- • Kräver internetuppkoppling
- • Begränsad för större företag
- • Färre anpassningsmöjligheter
Passar: Småföretag som prioriterar sömlös bankintegration och vill automatisera bokföringen maximalt.
🎯 Hur Väljer Du Rätt System?
Budget: Bokio är gratis, SpeedLedger och Fortnox från ~150 kr/mån. Tänk långsiktigt—ett bra system sparar tid.
Funktioner: Behöver du bara bokföring eller även fakturering, lön, lager? Fortnox och Visma har mest funktioner.
Integration: Ska du koppla till ByggLog, banken, e-handel? Fortnox har störst ekosystem.
Support: Hur mycket hjälp behöver du? Visma och Fortnox har svensk support, Bokio begränsad i gratisversion.
Automatiserad Bokföring med ByggLog + Fortnox/Visma
För serviceföretag och byggbranschen är integration mellan fakturering och bokföring guld värd. ByggLog kan kopplas till både Fortnox och Visma för en helt automatiserad arbetsflöde.
Så Fungerar Integrationen
- 1
Skapa Offert i ByggLog
Du bygger offerten direkt i ByggLog med tidsrapporter, material och arbetskostnader. Kunden godkänner digitalt.
- 2
Generera Faktura Automatiskt
När projektet är klart skapas fakturan automatiskt från godkänd offert. ROT-avdrag beräknas korrekt enligt Skatteverkets regler.
- 3
Synkronisering till Bokföringssystem
Fakturan skickas automatiskt till Fortnox/Visma. Kund, belopp, moms och kontering fylls i automatiskt.
- 4
Automatisk Bokföring vid Betalning
När kunden betalar matchas betalningen automatiskt mot fakturan. Bokföringen uppdateras i realtid.
- 5
Momsrapport & Deklaration Färdig
All moms är korrekt beräknad och redo för momsdeklaration. Du kan se rapporter i realtid.
Fördelar med Integration
⏱️ Tidsbesparing
Spar upp till 5-10 timmar per månad genom att slippa dubbel registrering. Allt flödar automatiskt från offert till bokföring.
🎯 Färre Fel
Automatisk kontering och momsberäkning eliminerar mänskliga fel. Allt bokförs på rätt konto första gången.
📊 Realtidsöversikt
Se din ekonomi uppdaterad i realtid. Vilka projekt är mest lönsamma? Hur ser kassaflödet ut? Svar direkt i systemet.
✅ Komplett Spårbarhet
Följ varje krona från offert → faktura → betalning → bokföring. Perfekt för revisorer och Skatteverket.
💡 Exempel: ROT-avdrag i Bokföringen
När du fakturerar med ROT-avdrag sköts bokföringen automatiskt:
ByggLog bokför automatiskt: Kundfordran 10 000 kr + Fordran Skatteverket 10 000 kr = Intäkt 20 000 kr
Skatteverkets Bokföringskrav för Småföretag
Skatteverket ställer specifika krav på hur bokföringen ska skötas. Här är de viktigaste punkterna som småföretagare måste känna till:
Grundläggande Bokföringskrav
📋 Verifikationer
Varje bokföringspost måste ha en verifikation (bevis) som styrker händelsen. Detta kan vara:
- • Fakturor (in och ut)
- • Kvitton (spara både papper och digitalt)
- • Kontoutdrag från banken
- • Avtal och orderbekräftelser
- • Löneunderlag och skattebesked
💾 Arkivering i 7 År
Alla bokföringsunderlag ska sparas i 7 år efter räkenskapsårets slut. Det inkluderar:
- • Grundbokföring (journal och huvudbok)
- • Verifikationer (kvitton, fakturor)
- • Årsbokslut och årsredovisning
- • Styrelseprotokoll och andra beslutsunderlag
💡 Digitala arkiv är godkända om de är säkra och oföränderliga.
🔢 Fakturakrav från Skatteverket
Varje faktura måste innehålla (enligt momslagen):
- ✓ Unikt löpnummer (fortlöpande numrering)
- ✓ Fakturadatum och förfallodatum
- ✓ Säljarens namn, adress och org.nr
- ✓ Köparens namn och adress
- ✓ Beskrivning av varan/tjänsten
- ✓ Pris exkl moms, momssats, momsbelopp, totalt inkl moms
- ✓ Momsregistreringsnummer (om momsregistrerad)
🔐 God Redovisningssed
Bokföringen ska följa "god redovisningssed", vilket betyder:
- • Fullständighet: Alla händelser ska bokföras, inget får utelämnas
- • Rättvisande: Bokföringen ska ge en korrekt bild av ekonomin
- • Systematik: Tydlig struktur och kontoplan
- • Spårbarhet: Varje post ska kunna följas från verifikation till bokslut
⚠️ Konsekvenser vid Fel
Bristfällig bokföring kan leda till:
- •Skattetillägg (40% av felaktigt underlag)
- •Förseningsavgifter vid sen bokföring eller deklaration
- •Skönstaxering om Skatteverket inte kan bedöma verklig inkomst
- •Brottsmisstanke vid allvarliga eller upprepade fel
Bokföringstips Specifikt för Serviceföretag
Serviceföretag och byggbranschen har unika bokföringsbehov. Här är konkreta tips för att effektivisera din bokföring:
💼 Hantera Projektbaserad Bokföring
För serviceföretag med många projekt parallellt är det viktigt att kunna följa lönsamhet per projekt:
- ✓Använd projektnummer eller kostnadsbärare i bokföringen för att koppla kostnader/intäkter till specifika projekt
- ✓Bokför material och arbetskostnader separat för bättre kalkylering
- ✓Följ budgetvariationer – jämför faktisk kostnad mot offert
- ✓Med ByggLog + Fortnox/Visma får du automatisk projektrapportering direkt från bokföringen
🚗 Hantera Milersättning
Serviceföretag kör mycket bil. Så hanterar du milersättning i bokföringen:
Skatteverkets schablon 2025: 35 kr/mil (personbil)
Milersättning är skattefri upp till schablonbeloppet och avdragsgill för företaget.
- •För privat bil: Bokför som kostnad och utlägg till anställd/ägare
- •För företagsbil: Bokför drivmedel, service, försäkring som driftskostnader
- •Spara körjournal digitalt (krav från Skatteverket vid avdrag)
📱 Digitalisera Kvittohantering
Slipp papperskvitton i lådor. Moderna lösningar sparar tid:
- 📸Fotografera kvitton direkt med mobilen – använd app som kopplar till bokföringssystemet
- 🔄Automatisk OCR-läsning – systemet läser belopp, moms och datum från bilden
- ☁️Molnlagring – alla kvitton sparas säkert i 7 år enligt lag
- ✅Attestflöde – chef godkänner utlägg digitalt innan bokföring
💡 Fortnox, Visma och Bokio har alla mobilappar för kvittohantering.
⏰ Bokför Arbetad Tid Korrekt
Tidrapportering är grunden för fakturering i serviceföretag:
- 1.Registrera tid per projekt – använd digital tidrapport (t.ex. ByggLog)
- 2.Definiera timpris – olika priser för hantverkare, gesäll, lärling
- 3.Automatisk fakturering – från godkända timmar till faktura utan manuellt arbete
- 4.Lönekoppling – jämför debiterad tid vs faktisk lön för lönsamhetskoll
10 Vanligaste Bokföringsfelen Småföretag Gör (och Hur Du Undviker Dem)
Baserat på experterfarenhet och tusentals småföretag—här är de vanligaste misstagen och hur du undviker dem:
1. Vänta För Länge Med Bokföringen
Många småföretagare skjuter upp bokföringen i månader. När de väl börjar är kvitton borta, minnet svagt och arbetet enormt.
✓ Lösning: Bokför månadsvis eller använd automatisk bokföring via bankintegration.
2. Saknade eller Ofullständiga Verifikationer
"Jag köpte något för 2 000 kr men kvittot är borta." Utan verifikation kan Skatteverket neka avdraget.
✓ Lösning: Fotografera ALLA kvitton direkt med mobilappen. Arkiveras automatiskt.
3. Fel Kontering av Utgifter
Att kontera kostnader på fel konto påverkar skatten och ger fel ekonomisk bild. T.ex. inventarie vs driftskostnad.
✓ Lösning: Lär dig grundläggande kontoplan eller använd automatisk kontering i modernt bokföringsprogram.
4. Glömda Momsdeklarationer
Försenad eller glömd momsdeklaration ger 1 000-1 500 kr i avgift—varje gång. För kvartalsvis moms blir det 4 000-6 000 kr/år i onödiga kostnader.
✓ Lösning: Sätt kalendervarning eller låt bokföringssystemet påminna dig automatiskt.
5. Blanda Privat och Företag
Att betala privata utgifter från företagskontot eller tvärtom skapar kaos i bokföringen och kan ge skattekonsekvenser.
✓ Lösning: Använd ALLTID separata konton. Ta ut lön/utdelning för privata utgifter.
6. Låsa Perioder För Tidigt eller Sent
Att låsa bokföringen innan alla transaktioner är klara tvingar dig att boka om. Att låsa för sent bryter mot bokföringslagen.
✓ Lösning: Vänta tills alla kvitton/fakturor för perioden är registrerade, lås sedan inom lagstadgad tid.
7. Ingen Avstämning Mot Banken
Bokföringen stämmer inte med bankkontot. Det kan bero på glömda transaktioner, dubbletter eller fel.
✓ Lösning: Stäm av mot banken varje månad. Automatisk bankavstämning i Fortnox/Visma/SpeedLedger gör detta automatiskt.
8. Ingen Backup av Bokföringen
Om din dator kraschar eller bokföringsfilen förstörs har du ingen bokföring kvar. Katastrofalt för företaget.
✓ Lösning: Använd molnbaserat bokföringsprogram—backup sker automatiskt. Krav: 7 års säker lagring.
9. Inte Spara Underlag i 7 År
Skatteverket kan begära ut bokföringsunderlag upp till 6 år tillbaka (7 år för vissa fall). Saknas underlag kan du få skattetillägg.
✓ Lösning: Digitalt arkiv i molnet sparar allt automatiskt i minst 7 år.
10. Inte Söka Hjälp Vid Osäkerhet
Många känner sig "dumma" när de inte förstår bokföring och vågar inte fråga. Resultatet blir fel som kostar mycket mer än konsulthjälp hade gjort.
✓ Lösning: Det finns inga dumma frågor. Fråga din redovisningskonsult, supporten i bokföringsprogrammet eller erfarna företagarvänner.
Kom Igång Med Bokföring: Steg-för-Steg Guide
Känns bokföring överväldigande? Här är en praktisk guide för att sätta upp bokföringen från grunden—perfekt för nystartade småföretag.
Välj Bokföringsprogram
Börja med att välja ett bokföringsprogram som passar din verksamhet och budget:
- • Nystartad med tight budget? → Bokio (gratis)
- • Serviceföretag som växer? → Fortnox (från 149 kr/mån)
- • Vill ha allt-i-ett enkelt? → Visma eEkonomi (från 169 kr/mån)
- • Fokus på bankintegration? → SpeedLedger (från 179 kr/mån)
Skapa Företagskonton & Integrationer
✓ Skapa konto i bokföringsprogrammet med företagsuppgifter (org.nr, adress)
✓ Koppla företagskontot via bankintegration (PSD2-godkänd)
✓ Registrera momsperiod (årlig/kvartalsvis/månatlig)
✓ Anslut till Skatteverkets e-tjänster för digital deklaration
Välj Bokföringsmetod & Kontoplan
Bokföringsmetod: Kontantmetoden för företag under 3 milj kr omsättning (rekommenderat för småföretag)
Kontoplan: Använd BAS 2025 som är standard i Sverige (finns färdig i alla bokföringsprogram)
Räkenskapsår: Ofta kalenderår (1/1-31/12) för enkelhets skull
Registrera Ingående Balanser
När du startar bokföringen mitt i verksamheten måste du registrera:
- • Saldo på bankkonton vid startdatum
- • Befintliga kundfordringar (fakturor som inte betalats)
- • Leverantörsskulder (fakturor du ska betala)
- • Lager och inventarier
- • Eget kapital (vad företaget äger minus skulder)
💡 Vänta med att låsa ingående balans tills föregående års bokslut är helt klart.
Sätt Upp Rutiner
Daglig rutin:
- • Fotografera alla kvitton direkt med mobilapp
- • Bokför kontantaffärer samma eller nästa dag
Veckovis rutin:
- • Gå igenom banktransaktioner och kontrollera att allt är bokfört
- • Hantera inkommande och utgående fakturor
Månadsvis rutin:
- • Stäm av mot bankkonto
- • Kontrollera kundfordringar och leverantörsskulder
- • Lås perioden när allt är komplett
- • Granska resultatrapport och balansräkning
Integrera med ByggLog (För Serviceföretag)
Koppla ByggLog till ditt bokföringssystem för att automatisera flödet från offert till bokföring:
- ✓ Fakturor synkas automatiskt till Fortnox/Visma
- ✓ Kunder och projekt kopplas till rätt konton
- ✓ ROT-avdrag beräknas och bokförs korrekt
- ✓ Projektrapporter visar lönsamhet i realtid
💚 Detta sparar 5-10 timmar bokföringsarbete per månad för ett typiskt serviceföretag.
Sammanfattning
Bokföring för småföretag behöver inte vara komplicerat. Med rätt verktyg, rutiner och automatisering kan du sköta bokföringen effektivt och lagligt—utan att lägga onödig tid.
Nyckelpunkter
- ✓ Välj kontantmetoden om omsättning under 3 milj kr
- ✓ Bokför månadsvis för bästa kontroll
- ✓ Använd molnbaserat bokföringsprogram
- ✓ Spara alla verifikationer i 7 år
- ✓ Deklarera moms i tid för att undvika avgifter
Automatisering
- ✓ Integrera bank för automatisk avstämning
- ✓ Koppla fakturering (ByggLog) till bokföring
- ✓ Använd OCR för automatisk kvittoläsning
- ✓ Digital momsdeklaration direkt från systemet
- ✓ Projektrapportering i realtid
För serviceföretag och byggbranschen är kombinationen av ByggLog för projekthantering och fakturering tillsammans med Fortnox eller Visma för bokföring den optimala lösningen. Du får komplett spårbarhet från offert till betald faktura och korrekt bokföring—helt automatiskt.