Tidrapport bygg 2025: Allt om tidrapporter för byggföretag
En korrekt tidrapport är grunden för löneunderlag, fakturering och projektstyrning. Lär dig exakt vilka uppgifter som måste finnas med, hur du skapar effektiva mallar och vanliga misstag som kostar företag dyrt. Inklusive gratis mallar och praktiska exempel.
Sammanfattning
- ✓En tidrapport måste innehålla 7 obligatoriska uppgifter för att vara juridiskt giltig enligt Skatteverket
- ✓Digital tidrapportering minskar felaktigheter med 85% jämfört med pappersbaserade rapporter
- ✓Tidrapporter måste sparas i minst 7 år enligt bokföringslagen
- ✓Korrekt hantering av övertid och raster kan spara 15-20 timmar per månad i administration
- ✓Integration mellan tidrapport och fakturaunderlag ökar faktureringsgraden med 12-18%
Vad är en tidrapport inom byggbranschen?
En tidrapport är ett dokument där anställda registrerar hur mycket tid de arbetat, vilket projekt de jobbat på och eventuella tillägg som övertid eller ob. För byggföretag är tidrapporter kritiska eftersom de utgör grunden för tre viktiga processer:
Löneunderlag
Tidrapporter styr löneutbetalningar och säkerställer korrekt ersättning för arbetad tid, övertid och tillägg.
Fakturaunderlag
För löpande räkning och ÄTA-arbeten blir tidrapporter direkt fakturaunderlag till kund.
Projektstyrning
Uppföljning av timförbrukning mot budget och underlag för framtida kalkyler.
Juridisk betydelse
Tidrapporter är juridiska dokument som kan bli avgörande vid tvister om lön, arbetsmiljö eller projektekonomi. Därför finns det strikta krav på vad de måste innehålla och hur länge de ska sparas. En ofullständig eller felaktig tidrapport kan leda till avslag från Skatteverket vid ROT/RUT-avdrag eller problem vid revision.
Obligatoriska uppgifter i en tidrapport
Enligt Skatteverket och bokföringslagen måste en tidrapport för byggbranschen innehålla följande obligatoriska uppgifter för att vara juridiskt giltig:
1. Datum och period
Exakt datum eller period som rapporten avser. För daglig rapportering räcker datumet, för veckorapporter måste start- och slutdatum anges.
Exempel: "2025-10-03" eller "2025-10-01 till 2025-10-07"
2. Arbetstagarens namn och personnummer
Fullständigt namn och personnummer för att identifiera vem som utfört arbetet. Särskilt viktigt vid ROT/RUT-avdrag där Skatteverket kräver exakt spårbarhet.
Varför: Skatteverket kräver att kunna verifiera att arbetskraftskostnaden utförts av anställda med F-skatt eller A-skatt.
3. Projekt eller arbetsplats
Tydlig identifiering av vilket projekt eller vilken arbetsplats tiden avser. Använd projektnummer, adress eller kundnamn.
Exempel: "Projekt 2024-042 – Villarenovering Storgatan 12, Malmö" eller bara "PRJ-042"
4. Antal arbetade timmar
Total arbetstid uppdelad på ordinarie tid och eventuell övertid. Vissa kollektivavtal kräver också uppdelning på dag-, kväll- och nattid.
Exempel: "Ordinarie: 8 tim, Övertid 50%: 2 tim, Övertid 100%: 0 tim"
5. Start- och sluttid
När arbetet påbörjades och avslutades. Detta är avgörande för att beräkna övertid och ob-tillägg korrekt enligt kollektivavtal.
Exempel: "07:00 - 16:30 (inklusive 30 min rast)"
6. Arbetsmoment eller aktivitet
Beskrivning av vilket arbete som utförts. Viktigt för projektstyrning och framtida kalkyler. Använd gärna standardiserade koder.
Exempel: "Rivning av befintligt kakel i badrum (kod: RIV-01)" eller "Målning av fasad (kod: MÅL-03)"
7. Godkännande och signatur
Arbetstagarens signatur (digital eller analog) samt godkännande från projektledare eller arbetsledare. Detta bekräftar att uppgifterna är korrekta.
Varför: Vid juridiska tvister behöver du kunna visa att både arbetare och projektledare godkänt tidrapportens innehåll.
Digital tidrapport vs papper
Frågan som många byggföretag ställer sig: ska vi fortsätta med pappersbaserade tidrapporter eller gå över till digitalt? Här är en ärlig jämförelse:
Pappersbaserad tidrapport
Fördelar:
- +Ingen inlärningskurva – alla kan använda penna
- +Fungerar alltid, även utan el eller internet
- +Ingen initial investering i system
Nackdelar:
- −Risk för ofullständiga eller oläsliga rapporter
- −Måste samlas in, sorteras och digitaliseras manuellt
- −Tar 2-3 timmar per vecka att sammanställa
- −Ingen realtidsdata – du ser siffror först i slutet av veckan
- −Lätt att tappa bort eller glömma lämna in
Digital tidrapport
Fördelar:
- +Rapportering på 30 sekunder direkt från mobilen
- +Automatisk beräkning av övertid och ob-tillägg
- +Realtidsdata för projektledare och VD
- +Direkt integration med lön och faktura
- +Automatiska påminnelser om glömda rapporter
- +Minskar fel med 85%
Nackdelar:
- −Kräver smartphone och viss teknisk kunskap
- −Månadskostnad (100-300 kr/användare)
- −Initial utbildningsinsats (men betalar sig på 2-3 månader)
Vår rekommendation
För byggföretag med mer än 3 anställda är digital tidrapportering nästan alltid mer lönsamt. Räkna så här: Om du sparar 2 timmar administration per vecka (konservativ uppskattning) motsvarar det ca 8 000 kr/månad i arbetskostnad. Ett digitalt system kostar typ 1 500-2 000 kr/månad. Du är alltså plus 6 000 kr/månad redan från start.
Dessutom får du bättre projektkontroll, högre faktureringsgrad och nöjdare personal som slipper fylla i papper varje fredag.
Gratis tidrapportmallar för byggföretag
Om du fortfarande använder pappersbaserade tidrapporter eller vill ha en backup-mall, här är strukturen för en komplett tidrapportmall:
Grundläggande tidrapportmall (Excel/Word)
TIDRAPPORT - [FÖRETAGSNAMN]
Period: __________________ (t.ex. Vecka 40, 2025)
Arbetstagarens namn: __________________
Personnummer: __________________
| Datum | Projekt | Arbetsmoment | Start | Slut | Rast | Totalt | Övertid |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2025-10-01 | PRJ-042 | Rivning | 07:00 | 16:30 | 0.5h | 9.0h | 1.0h |
| 2025-10-02 | PRJ-042 | Byggnation | 07:00 | 16:00 | 0.5h | 8.5h | 0.5h |
Totala ordinarie timmar: ______
Totala övertidstimmar (50%): ______
Totala övertidstimmar (100%): ______
OB-tillägg kvällar/helger: ______
Arbetstagarens signatur: ____________________ Datum: __________
Godkänd av (projektledare): ____________________ Datum: __________
📊 Excel-mall
Perfekt om du vill ha automatiska beräkningar av totalsummor och övertid. Skapa en mall med formler som automatiskt räknar ut totala timmar baserat på start- och sluttid.
Formel för totaltid: =SLUTTID-STARTTID-RAST
📝 Word-mall
Enklare variant som är lätt att printa och fylla i för hand. Bra som backup om digitala system är nere, men kräver manuell sammanställning.
Tips: Skapa en PDF-version för att undvika att anställda ändrar layouten.
Viktigt om mallar
Även om du använder en mall måste du följa kollektivavtalets krav. Byggavtalet (IF Metall och Byggnads) har specifika regler för hur tidrapporter ska se ut och vilka tillägg som ska räknas. Kontrollera alltid att din mall uppfyller dessa krav.
Övertid, ob-tillägg och raster i tidrapporter
En av de mest komplicerade delarna i tidrapportering för byggbranschen är att korrekt hantera övertid, ob-tillägg och raster enligt kollektivavtal. Här är det viktigaste du behöver veta:
Övertid enligt Byggavtalet
Övertid uppstår när arbetaren arbetar mer än ordinarie arbetstid (vanligtvis 40 timmar/vecka eller 8 timmar/dag). Övertid kompenseras med olika procentsatser:
- 50%:Första 2 timmarna per dag på vardagar (timme 9-10 på en 8-timmarsdag)
- 100%:Timmar utöver de första 2 timmarna övertid på vardagar, samt allt arbete på lördagar
- 100%:Allt arbete på söndagar och helgdagar
Viktigt: Övertid måste vara i förväg godkänd av arbetsgivare. Självstyrd övertid kan vägras i löneunderlaget.
OB-tillägg (Obekväm arbetstid)
OB-tillägg utgår för arbete utanför normal arbetstid även om det inte är övertid:
- Kväll:18:00-22:00 vardagar (ca 25-35% tillägg)
- Natt:22:00-06:00 alla dagar (ca 50-60% tillägg)
- Lördag:00:00-24:00 (ca 50% tillägg för ordinarie tid)
- Söndag/helgdag:00:00-24:00 (ca 100% tillägg för ordinarie tid)
Raster och pauser
Raster är INTE arbetstid och ska därför dras av från totala arbetade timmar:
- →Arbetsdag på 6-8 timmar: Minst 30 minuters rast (oavlönad)
- →Arbetsdag över 8 timmar: Minst 60 minuters rast (oavlönad)
- →Korta pauser: 5-10 minuters pauser (kaffe, toalett) räknas som arbetstid och dras INTE av
Exempel: Jobbar 07:00-16:30 med 30 min lunch = 9.5h - 0.5h rast = 9.0h varav 8h ordinarie och 1h övertid 50%.
Varför digitala system är avgörande här
Att manuellt beräkna övertid och ob-tillägg enligt kollektivavtal är extremt tidskrävande och felbenäget. Ett digitalt system som ByggLog gör beräkningarna automatiskt baserat på start- och sluttid. Du sparar bokstavligen timmar varje löneperiod och eliminerar risken för felaktiga utbetalningar som kan leda till konflikter.
Vanliga misstag i tidrapporter (och hur du undviker dem)
Baserat på tusentals tidrapporter vi sett genomgå system som ByggLog, här är de absolut vanligaste misstagen som kostar företag tid och pengar:
1. Rapportering i efterhand (veckovis istället för dagligen)
Många företag samlar in tidrapporter på fredagseftermiddagen. Problemet är att arbetare inte minns exakt vad de gjorde på måndag eller tisdag, vilket leder till uppskattningar och felaktigheter.
Lösning:
Kräv daglig rapportering, helst vid slutet av arbetsdagen. Med digital tidrapportering tar detta 30 sekunder per dag och ger 100% noggrannhet.
2. Saknar projektkoppling
Tidrapporter som bara säger "Jobbat 8 timmar" utan att specificera vilket projekt är värdelösa för projektstyrning och fakturering.
Lösning:
Kräv alltid projektnummer eller projektnamn. I digitala system kan du göra detta obligatoriskt så rapporter inte kan skickas in utan projektkoppling.
3. Felaktig övertidsberäkning
Att manuellt beräkna övertid enligt kollektivavtalets regler är komplext. Många företag betalar för lite (konflikt med personal) eller för mycket (onödiga kostnader).
Lösning:
Använd digitala system med inbyggda kollektivavtalsregler som automatiskt beräknar övertid 50%, övertid 100%, ob-tillägg etc baserat på start- och sluttid.
4. Glömmer material och resekostnader
Arbetare rapporterar tid men glömmer registrera använt material eller resekostnader, vilket leder till ofakturerade kostnader.
Lösning:
Kombinera tidrapport med materialrapportering i samma formulär. ByggLog låter arbetare registrera både tid och material samtidigt.
5. Saknar godkännande från projektledare
Tidrapporter som går direkt till lön utan att projektledare granskat dem kan innehålla fel som upptäcks först vid faktureringen.
Lösning:
Implementera godkännandeflöde där projektledare måste godkänna tidrapporter innan de blir löneunderlag. Detta tar 5 minuter per vecka och förhindrar dyra misstag.
Sammanfattning: De flesta misstag beror på manuella processer och glömska. Digital tidrapportering eliminerar 85% av dessa problem genom automatisering, påminnelser och valideringsregler.
Integration: Från tidrapport till lön och faktura
Det verkliga värdet i digital tidrapportering kommer när systemet integrerar med dina andra processer. Här är hur en komplett integration fungerar:
Steg 1: Tidrapportering
Arbetare registrerar tid, projekt och eventuellt material i mobilapp eller webbsystem. Detta sker dagligen vid arbetstidens slut.
Steg 2: Godkännande
Projektledare granskar och godkänner tidrapporter veckovis. Systemet flaggar avvikelser automatiskt (t.ex. övertid utan förhandsgodkännande, rapporter som överskrider budget).
Steg 3: Löneunderlag
Godkända tidrapporter exporteras automatiskt till lönesystemet (Visma, Fortnox, Hogia) med alla beräkningar redan klara: ordinarie tid, övertid 50%, övertid 100%, ob-tillägg, semesterdagar etc.
Steg 4: Fakturaunderlag
Samma tidrapporter blir automatiskt fakturaunderlag för projekt med löpande räkning eller ÄTA. Systemet skapar fakturadraft med ROT/RUT-avdrag, material och arbetskostnader redan ifyllda.
Steg 5: Projektstyrning
All data används också för projektstyrning: uppföljning mot budget, analys av lönsamhet per projekt, underlag för framtida kalkyler.
Värdet av integration
Utan integration måste samma data matas in flera gånger: först i tidrapport, sen i lönesystem, sen i faktureringssystem, sen i projektstyrningsverktyg. Varje manuell överföring tar tid och skapar felaktigheter.
Med fullständig integration som i ByggLog matas data in EN gång och flödar automatiskt till alla system. Detta sparar i genomsnitt 8-12 timmar per vecka i administration för ett byggföretag med 10 anställda.
Tidrapporter i ByggLog – komplett automatisering
ByggLog är byggt specifikt för byggbranschen med fokus på att göra tidrapportering så enkelt och automatiserat som möjligt. Här är hur det fungerar:
Komplett tidrapportlösning för byggföretag
Mobil tidrapportering på 30 sekunder
Arbetare öppnar appen, väljer projekt från lista, trycker "Starta arbete" på morgonen och "Avsluta arbete" på eftermiddagen. Systemet beräknar automatiskt arbetstid, raster, övertid och ob-tillägg.
Automatiska beräkningar enligt kollektivavtal
Byggavtalets regler för övertid, ob-tillägg och raster är inbyggda. Systemet beräknar automatiskt korrekta tillägg baserat på start- och sluttid. Ingen manuell matematik krävs.
Material och resor i samma rapport
Samtidigt som arbetare rapporterar tid kan de registrera använt material och resekostnader. Allt samlas i samma rapport och blir automatiskt fakturaunderlag.
Godkännandeflöde och realtidsöversikt
Projektledare ser tidrapporter i realtid och godkänner dem med ett knapptryck. Systemet flaggar automatiskt avvikelser som extremt lång arbetstid eller projekt som överskrider budget.
Export till lön och faktura
Exportera löneunderlag till Visma, Fortnox eller Hogia med ett klick. Skapa fakturor med ROT/RUT-avdrag automatiskt baserat på arbetade timmar. Inget dubbelarbete.
Genomsnittlig rapporteringstid per dag
Färre fel jämfört med pappersrapporter
Sparad administrationstid
Vanliga frågor om tidrapporter bygg
Vilka uppgifter måste finnas med i en tidrapport för byggbranschen?
En tidrapport måste innehålla: 1) Datum/period, 2) Arbetstagarens namn och personnummer, 3) Projekt eller arbetsplats, 4) Antal arbetade timmar, 5) Start- och sluttid, 6) Arbetsmoment eller aktivitet, 7) Godkännande och signatur från både arbetare och projektledare. Dessa uppgifter är obligatoriska enligt Skatteverket och bokföringslagen.
Hur länge måste tidrapporter sparas enligt lag?
Enligt bokföringslagen måste tidrapporter sparas i minst 7 år från utgången av det räkenskapsår som rapporten avser. För projekt med ROT/RUT-avdrag rekommenderas dock att spara dokumentationen i 10 år då Skatteverket kan begära kontroll flera år i efterhand.
Vad är skillnaden mellan digital och pappersbaserad tidrapport?
Digital tidrapportering minskar felaktigheter med 85%, sparar 8 timmar administration per vecka, ger realtidsdata till projektledare och integrerar automatiskt med lön och faktura. Pappersrapporter kräver manuell insamling, digitalisering och sammanställning vilket tar 2-3 timmar per vecka och är mer felbenäget.
Hur beräknas övertid i byggbranschen enligt kollektivavtal?
Enligt Byggavtalet kompenseras övertid med 50% tillägg för de första 2 timmarna övertid per dag på vardagar. Timmar utöver detta ger 100% tillägg, liksom allt arbete på lördagar. Söndagar och helgdagar ger 100% tillägg för all tid. Digitala system beräknar detta automatiskt baserat på start- och sluttid.
Kan tidrapporter användas som fakturaunderlag?
Ja, för projekt med löpande räkning eller ÄTA-arbeten används tidrapporter direkt som fakturaunderlag. Moderna system som ByggLog skapar automatiskt fakturor med ROT/RUT-avdrag baserat på arbetade timmar och registrerat material. Detta ökar faktureringsgraden med 12-18% och eliminerar dubbelarbete.
Vad händer om arbetare glömmer rapportera tid?
Digitala system skickar automatiska påminnelser via SMS eller push-notis till arbetare som glömt rapportera. Projektledare kan också se i realtid vem som inte rapporterat. Detta ökar rapporteringsgraden från cirka 80% till över 95%. Utan påminnelser riskerar företag att tappa 15-20% av arbetade timmar i fakturering.
Måste tidrapporter godkännas av projektledare?
Ja, best practice är att projektledare granskar och godkänner tidrapporter innan de blir löneunderlag och fakturaunderlag. Detta säkerställer att rapporterade timmar stämmer överens med projektets faktiska framsteg och budget. Godkännandeflödet tar 5-10 minuter per vecka och förhindrar dyra misstag.
Hur hanteras raster i tidrapporter?
Raster är inte arbetstid och ska dras av från totala arbetade timmar. För arbetsdag på 6-8 timmar krävs minst 30 minuters rast, för över 8 timmar krävs minst 60 minuters rast. Korta pauser (5-10 min för kaffe/toalett) räknas däremot som arbetstid. Digitala system drar automatiskt av raster baserat på arbetstidslängd.
Redo att automatisera dina tidrapporter?
ByggLog eliminerar manuella tidrapporter och sparar 8 timmar administration per vecka. Allt från mobil tidrapportering till automatisk fakturering i ett system. Prova gratis i 30 dagar.
500+ byggföretag sparar 8 timmar per vecka med ByggLog
Relaterade artiklar
Tidrapportering bygg 2025: Komplett guide för byggföretag
Digital tidrapportering sparar 8 timmar per vecka. Lär dig om mobilappar, bästa praxis och integration med lön och faktura.
Tidrapporteringssystem bygg: Komplett guide 2025
Jämför tidrapporteringssystem för byggbranschen. Molnbaserat vs on-premise, integration och ROI-beräkningar.