Projektverktyg Gratis: Komplett guide för byggföretag 2025

Dagens digitala projektverktyg har revolutionerat byggbranschen. Men när budgeten är stram eller företaget precis har startat är frågan: Vilka gratis projektverktyg fungerar verkligen för byggprojekt? Vi har testat och jämfört marknadsens gratisalternativ så att du slipper.

Vad betyder egentligen "projektverktyg gratis"?

När vi pratar om gratis projektverktyg finns det viktiga nyanser att förstå. Många verktyg marknadsförs som "gratis" men har betydande begränsningar som gör dem olämpliga för byggföretag i praktiken.

Tre typer av gratismodeller:

• Freemium – Gratis basversion med betalda uppgraderingar (t.ex. Trello, Asana)
• Tidsbegränsad gratisperiod – Ofta 14-30 dagars provperiod, sedan obligatorisk betalning (t.ex. Basecamp, Monday.com)
• Open source – Helt gratis programvara som du själv installerar och underhåller (t.ex. OpenProject, Taiga)

För svenska byggföretag är freemium-modellen vanligast. Det innebär att du kan börja gratis, men när företaget växer eller behöver avancerade funktioner som tidrapportering eller fakturering måste du betala.

De 8 bästa gratis projektverktygen för byggbranschen

Här är en ärlig genomgång av de mest populära gratisverktygen, testad ur ett byggföretags perspektiv. Vi fokuserar på vad som verkligen är gratis – och var begränsningarna börjar bita.

1. Trello – Enkel Kanban-planering för små byggprojekt

Trello är kanske det mest kända gratis projektverktyget. Gränssnittet baseras på Kanban-tavlor där du skapar kort för varje uppgift och flyttar dem mellan kolumner som "Att göra", "Pågående" och "Klart".

Vad är gratis:

• Obegränsat antal användare och tavlor
• 10 tavlor per workspace i gratisversionen
• Grundläggande checklistor och bifogade filer (upp till 10 MB per fil)
• Mobil app för iOS och Android
• Enkla automationer (1 automation per tavla)

Begränsningar för byggföretag:

• Ingen tidrapportering eller resursplanering
• Saknar Gantt-schema för byggprojekt med många beroenden
• Inga mallar för byggspecifika arbetsflöden (t.ex. ROT-projekt)
• Begränsad fillagring (10 MB per fil är för lite för ritningar och dokument)
• Ingen integration med fakturering eller ekonomisystem

Passar för: Enpersonsföretag eller små byggteam (1-3 personer) med enklare projekt där du främst behöver en översiktlig att-göra-lista.

2. Asana – Uppgiftshantering med lite mer funktionalitet

Asana erbjuder en mer strukturerad projekthantering än Trello, med möjlighet att organisera uppgifter i projekt, sektioner och underuppgifter. Gratisversionen är överraskande generös.

Vad är gratis:

• Upp till 10 användare helt gratis
• Obegränsat antal uppgifter och projekt
• Lista-, tavla- och kalendervy
• Grundläggande sökning och rapporter
• Integrations med Google Drive, Slack och Dropbox

Begränsningar för byggföretag:

• Ingen Gantt-vy (Timeline) i gratisversionen
• Saknar tidsspårning och resurshantering
• Inga anpassade fält för att spåra material, arbetskostnad eller ROT-avdrag
• Begränsad rapportering (inga anpassade rapporter)
• Ingen gästaccess för kunder att följa projektstatus

Passar för: Byggföretag med upp till 10 medarbetare som inte behöver avancerad projektstyrning, tidrapportering eller ekonomifunktioner.

3. ClickUp – Generöst gratisskikt men komplex inlärningskurva

ClickUp marknadsför sig som "ett verktyg för att ersätta alla andra" och har ett av marknadens mest generösa gratisskikt när det gäller funktioner.

Vad är gratis:

• Obegränsat antal användare
• Obegränsat antal uppgifter och projekt
• 100 MB lagringsutrymme
• Flera vyer: Lista, tavla, kalender, Gantt (betalfunktion)
• Grundläggande tidsspårning

Begränsningar för byggföretag:

• Endast 100 MB lagring (räcker till cirka 100 PDF-dokument – mycket lite för byggprojekt)
• Gantt-vy (Timeline) kräver betald version
• Komplex användargränssnitt med brant inlärningskurva
• Ingen branschanpassning för byggbranschen
• Support endast via community-forum (ingen direktkontakt)

Passar för: Teknikkunniga användare som kan acceptera begränsad lagring och inte behöver avancerad projektstyrning eller Gantt-scheman.

4. Notion – Flexibel workspace men kräver mycket anpassning

Notion är mer av en allmän workspace än ett dedikerat projektverktyg. Du kan bygga precis vad du vill – men det kräver tid och teknisk förståelse.

Vad är gratis:

• Obegränsat antal sidor och block för individuella användare
• Upp till 10 gästanvändare
• Grundläggande databaser och vyer
• Integration med Google Drive, Figma och Slack

Begränsningar för byggföretag:

• Kräver omfattande konfiguration för att fungera som projektverktyg (inga färdiga mallar för bygg)
• Ingen inbyggd tidrapportering eller resursplanering
• Teamsamarbete (över 10 personer) kräver betald version
• Saknar Gantt-schema, kritisk väg och beroenden mellan uppgifter
• Ingen integration med svensk fakturering eller bokföring

Passar för: Solobyggare eller mycket små team som är bekväma med att bygga egna system från grunden och inte behöver färdiga byggspecifika funktioner.

5. Google Workspace (gratis konto) – Dokumenthantering och samarbete

Google erbjuder gratis Gmail-konto med 15 GB lagring delad mellan Gmail, Google Drive och Google Photos. Det är inte ett dedikerat projektverktyg men kan fungera som bas.

Vad är gratis:

• 15 GB gratis lagring i Google Drive
• Google Docs, Sheets och Slides för dokumentsamarbete
• Google Kalender för schemaläggning
• Google Meet för videomöten (upp till 60 minuter)

Begränsningar för byggföretag:

• Ingen projektstruktur (du måste själv organisera mappar och dokument – lätt att bli rörigt)
• Saknar uppgiftshantering, tidrapportering och ekonomifunktioner
• 15 GB räcker inte långt för byggprojekt med många ritningar och foton
• Inget inbyggt stöd för ROT-avdrag, offerter eller fakturering
• Begränsad versionshantering (svårt att spåra ändringar i bygghandlingar)

Passar för: Som komplement till annat projektverktyg för dokumentlagring och samarbete, men inte som fristående projekthanteringssystem.

6. Slack – Kommunikation och teamsamarbete (inte projekthantering)

Slack är primärt ett kommunikationsverktyg, inte ett projekthanteringssystem. Men det är så populärt att många använder det som nav för projektsamarbete.

Vad är gratis:

• Obegränsat antal användare
• 90 dagars meddelandehistorik (äldre meddelanden försvinner)
• 10 integrationer med andra verktyg
• 1-till-1 videosamtal och skärmdelning

Begränsningar för byggföretag:

• Ingen uppgiftshantering, projektplanering eller tidrapportering (endast chat och filer)
• Endast 90 dagars historik – kritisk information försvinner efter 3 månader
• Begränsad fillagring (5 GB totalt för hela teamet)
• Gruppvideosamtal kräver betald version
• Saknar koppling till projekt, budget eller fakturering

Passar för: Som kommunikationskanal i kombination med dedikerat projektverktyg, men fungerar inte som fristående lösning för byggprojekt.

7. Toggl Track – Gratis tidrapportering för små team

Toggl Track är specialiserat på tidrapportering och är ett av få verktyg som erbjuder tidsspårning gratis för upp till 5 användare.

Vad är gratis:

• Upp till 5 användare helt gratis
• Obegränsat antal projekt och tidsspårning
• Grundläggande rapporter över nedlagd tid
• Mobil app och webbversion

Begränsningar för byggföretag:

• Ingen koppling till projektbudget, fakturering eller ROT-avdragsberäkning (bara tidslogg)
• Saknar resursplanering och kapacitetsöversikt
• Endast 5 användare (för litet för växande byggföretag)
• Inga avancerade rapporter eller analys i gratisversionen
• Fungerar inte som fristående projekthanteringsverktyg

Passar för: Som komplement till annat projektverktyg när du behöver grundläggande tidsspårning för upp till 5 personer.

8. OpenProject – Open source alternativ med full kontroll

OpenProject är ett open source-projekt med community-version som är helt gratis om du installerar och underhåller det själv. Det är det mest fullfjädrade gratis alternativet – men kräver teknisk kompetens.

Vad är gratis (community edition):

• Obegränsat antal användare och projekt
• Gantt-schema, tidsspårning och resurshantering
• Agila tavlor (Scrum/Kanban)
• Budget och kostnadsuppföljning
• Full kontroll över data (egen server)

Begränsningar för byggföretag:

• Kräver egen server och IT-kompetens för installation, uppdateringar och säkerhetskopiering
• Ingen svensk support eller hjälp vid problem (community-forum på engelska)
• Saknar branschanpassning för byggbranschen (inget ROT/RUT-stöd)
• Kostar indirekt i form av IT-tid och serverutrymme
• Komplext gränssnitt som kräver utbildning

Passar för: Större byggföretag med egen IT-avdelning som vill ha full kontroll över sin data och kan hantera teknisk drift själva.

Gratis vs betalda projektverktyg: När är det dags att uppgradera?

Det är lätt att lockas av "gratis" – men när företaget växer blir begränsningarna dyra i form av förlorad tid och effektivitet. Här är de vanligaste varningstecknen att gratis inte längre fungerar.

Tecken att ditt företag har vuxit ur gratisversionen:

• Fler än 5-10 aktiva användare – Gratisverktyg blir opraktiska när teamet växer
• Ni hanterar 3+ parallella byggprojekt – Behöver översikt och resursplanering
• Tidrapportering tar för lång tid – Manuell tidsregistrering utan koppling till projekt
• Svårt att hitta dokument och ritningar – Begränsad lagring och dålig sökfunktion
• Ni använder 4-5 olika verktyg – Trello för projekt, Excel för budget, separata fakturasystem
• Kunder frågar om projektstatus – Saknar kundportal eller delningsfunktioner
• ROT-avdragsberäkning är komplicerad – Manuella kalkyler i Excel som tar timmar
• Ni missar deadlines och budgetar – Ingen automatisk varning vid förseningar eller överskridanden

Vad kostar det egentligen att använda "gratis" verktyg?

Många byggföretag räknar bara direkta kostnader – men glömmer den tid och ineffektivitet som begränsade gratisverktyg orsakar.

Dold kostnad #1: Tidsspill

Om varje medarbetare spenderar 30 minuter extra per dag på att hantera begränsningar i gratisverktyg (söka filer, uppdatera flera system, manuell tidrapportering), kostar det:

• 5 medarbetare × 0,5h/dag × 20 arbetsdagar = 50 timmar/månad
• Vid 500 kr/timme i snittkostnad = 25 000 kr/månad i förlorad produktivitet

Dold kostnad #2: Duplicerad data och fel

När du använder Trello för projekt, Excel för budget, och separata verktyg för tidrapport och fakturering måste samma data matas in flera gånger. Risk för fel ökar exponentiellt.

Dold kostnad #3: Saknad funktionalitet

ROT-avdragsberäkning som tar 2 timmar manuellt i Excel varje projekt. Med 10 ROT-projekt per år = 20 timmar = 10 000 kr i onödig administration som ByggLog automatiserar direkt.

Funktionsjämförelse: Gratis verktyg vs ByggLog

Här är en ärlig jämförelse av vad du faktiskt får gratis – och vad som kräver betald uppgradering eller separata verktyg.

Hur väljer du rätt projektverktyg för ditt byggföretag?

Valet av projektverktyg beror på företagets storlek, projekttyp och hur mycket tid du är villig att lägga på administration. Här är vår rekommendation baserad på olika scenarier:

Scenario 1: Solobyggare eller hobbyrenoverare (1 person)

Rekommendation: Trello eller Google Drive

Som enpersonsföretag räcker ofta enkla verktyg. Trello ger dig snabb översikt över pågående arbeten, och Google Drive räcker för dokumentlagring. Men saknar du tidrapportering och fakturering behöver du komplettera med Excel eller separata verktyg.

Scenario 2: Litet byggteam (2-5 personer)

Rekommendation: Asana (gratis) eller ByggLog

Med några medarbetare behöver du bättre samordning. Asana gratis fungerar upp till 10 användare men saknar tidrapportering och fakturering. Om ni hanterar ROT-projekt eller vill ha allt i ett system är ByggLog mer kostnadseffektivt (399 kr/mån ersätter 3-4 verktyg).

Scenario 3: Växande byggföretag (6-15 personer)

Rekommendation: ByggLog eller betald projekthanteringslösning

När teamet växer över 10 personer blir gratisverktyg för begränsade. Du behöver resursplanering, tidrapportering kopplad till projekt, ROT-avdragshantering och integrerad fakturering. Kostnaden för separata verktyg (projektverktyg + tidrapport + fakturering) överstiger ofta 1 500-2 000 kr/månad – då är en komplett lösning mer ekonomiskt.

Scenario 4: Etablerat byggföretag (15+ personer)

Rekommendation: Branschanpassat system (ByggLog, Byggtjänst, Cordel)

Större företag behöver professionella system med fullständig ekonomiintegration, avancerad rapportering, API-kopplingar till bokföring och support. Gratis verktyg är inte längre ett alternativ – fokusera på verktyg byggda för byggbranschen med svenskt stöd.

Varför ByggLog är det bästa alternativet för svenska byggföretag

Vi har naturligtvis en fördom – men låt oss vara ärliga om varför ByggLog skiljer sig från generella gratisverktyg när det gäller byggbranschen.

Branschanpassning som generella verktyg inte kan erbjuda:

• ROT/RUT-avdrag automatiskt – Beräknar arbetskostnad och materialkostnad enligt Skatteverkets regler direkt i projektet. Genererar korrekt fakturaunderlag för ROT-avdrag utan manuella kalkyler.
• Byggspecifika arbetsflöden – Mallar för offert, arbetsorder, tidrapport, materialbeställning och fakturering anpassade för byggprojekt. Inte generiska "uppgiftslistor".
• Kundportal – Kunder kan logga in och se projektstatus, godkänna ändringsarbeten och följa tidsrapporter i realtid. Minskar mail och telefonsamtal.
• Integrerad fakturering – Skapa fakturor direkt från tidrapporter och materiallistor. Skicka, spåra och påminn om obetalda fakturor utan separat system.
• Mobil tidsrapportering – Hantverkare registrerar tid på byggplatsen via app. Automatisk synkning till projekt och budget.
• Svensk support och datalagring – Support på svenska, data lagras i EU enligt GDPR. Ingen språkbarriär eller utländska juridiska villkor.

Vad kostar ByggLog jämfört med att kombinera gratisverktyg?

För att uppnå samma funktionalitet som ByggLog med separata verktyg behöver du:

• Projektverktyg (Trello/Asana betalversion): 500-1 200 kr/mån
• Tidrapporteringssystem (Toggl/Harvest): 400-800 kr/mån
• Fakturering (Fortnox/Visma): 300-600 kr/mån
• Dokumentlagring (Google Workspace Business): 150-300 kr/mån

Totalt: 1 350 - 2 900 kr/månad för separata system som inte pratar med varandra. Jämfört med ByggLog: 399 kr/mån med allt inkluderat och integrerat.

5 tips för att lyckas med projektverktyg (gratis eller betald)

Oavsett vilket verktyg du väljer är implementeringen avgörande. Här är våra bästa tips för att faktiskt få verktyget att användas i praktiken:

1. Starta enkelt – bygg ut stegvis

Försök inte implementera alla funktioner dag 1. Börja med grundläggande projektöversikt och uppgiftshantering. Lägg till tidrapportering, budget och fakturering när teamet är bekvämt med basen.

2. Utbilda hela teamet – inte bara projektledaren

Det vanligaste misstaget är att bara projektledaren lär sig verktyget medan hantverkarna fortsätter med papper och Excel. Boka 1 timme utbildning för alla och visa värdet direkt (t.ex. "ingen mer manuell tidrapport i Excel").

3. Skapa mallar för återkommande projekttyper

Om ni bygger liknande projekt (t.ex. kökrenoveringar eller badrumsombyggnader) ska ni inte starta från noll varje gång. Skapa mallar med standarduppgifter, checklistor och tidsuppskattningar som ni kan återanvända.

4. Synka verktyget med mobilen

Hantverkare är sällan vid datorn – därför måste verktyget fungera smidigt på mobilen. Testa tidrapportering och bilduppladdning från byggplatsen innan ni rullar ut det brett.

5. Följ upp användningen veckovis första månaden

Efter implementering: kolla varje vecka att alla faktiskt använder verktyget. Om någon fortfarande skickar tidrapporter via mail eller Excel – fånga upp det direkt och hjälp dem över till systemet.

Sammanfattning: Är gratis projektverktyg rätt för ditt byggföretag?

Gratis projektverktyg fungerar om:

• Du är solobyggare eller max 2-3 personer
• Du hanterar enkla projekt utan komplex ekonomistyrning
• Du inte behöver tidrapportering, ROT-avdrag eller fakturering i samma system
• Du är bekväm med att använda flera olika verktyg parallellt
• Du har tid att själv sätta upp struktur och mallar

Gratis projektverktyg blir för begränsande när:

• Teamet växer över 5 aktiva användare
• Ni hanterar 3+ parallella projekt
• ROT/RUT-projekt kräver korrekt arbetskostnadsberäkning
• Tidrapportering och fakturering tar för mycket administrativ tid
• Kunder efterfrågar transparent projektstatus

Vårt råd: Testa gärna gratis verktyg när du startar – men planera för uppgradering när företaget växer. Att byta verktyg senare kräver datamigrering och omställning, så välj ett system som kan växa med dig. För svenska byggföretag är ByggLog byggt specifikt för er bransch med ROT/RUT-stöd, svensk support och komplett funktionalitet från dag ett.